# Fechamento contábil mensal: o passo a passo da conciliação ao balancete conferido com o SPED > O fechamento contábil mensal é a sequência que transforma os documentos do mês num balancete confiável. A ordem que funciona é: definir o corte, conferir as notas de entrada e saída, conciliar bancos e cartões, ajustar estoque, lançar folha e provisões, apurar e lançar os impostos, cruzar com as declarações do SPED e só então travar o período. Um fechamento bem feito evita retificação de obrigação e dá ao empresário números para decidir. - Seção: Contabilidade e rotina do escritório - URL: https://pegaxml.com.br/contabilidade/fechamento-contabil-mensal - Publicado: 07/11/2026 · Atualizado: 07/11/2026 - Publicado por: PegaXML, site da Myse Sistemas (a mesma empresa do FazNota) ## A resposta curta Fechar o mês é garantir que tudo o que aconteceu na empresa naquele período está registrado, uma única vez, no valor certo e na data certa. O resultado é um balancete em que cada saldo tem explicação. A ordem importa: primeiro os documentos (notas e extratos), depois os ajustes (estoque, folha, provisões, depreciação), depois os impostos e, por último, a conferência com as declarações entregues ao fisco. A contabilidade segue o **regime de competência**: receitas e despesas entram no mês em que acontecem, não no mês em que o dinheiro entra ou sai (Lei 6.404/1976, art. 177). Para a diferença entre competência e caixa, veja [regime de competência e de caixa](https://pegaxml.com.br/contabilidade/regime-de-competencia-e-de-caixa). ## Visão geral: as 10 etapas | Etapa | O que fazer | Documento de apoio | |---|---|---| | 1. Corte | Definir a data e a lista de documentos esperados | Checklist do cliente | | 2. Notas de saída | Conferir XMLs, sequência, cancelamentos | XML, relatório do emissor | | 3. Notas de entrada | Conferir compras e serviços tomados | XML, distribuição de DF-e | | 4. Bancos, cartões e Pix | Conciliar extrato com o razão | Extratos, relatórios de adquirentes | | 5. Clientes e fornecedores | Conferir saldos em aberto | Contas a receber e a pagar | | 6. Estoque e custo | Ajustar estoque e custo das vendas | Inventário, fichas de estoque | | 7. Folha e provisões | Lançar folha, encargos, férias e 13º | Resumo da folha, eSocial | | 8. Imobilizado | Depreciação e baixas | Controle patrimonial | | 9. Impostos | Lançar tributos apurados e conferir guias | Apurações, DARF, DAS | | 10. Conferência e trava | Cruzar com o SPED, analisar e travar o período | Balancete, declarações | ## Etapa 1: o corte Antes de lançar, defina o que precisa chegar. Uma lista por cliente evita a pergunta genérica "mandou tudo?": - extratos de todas as contas, inclusive aplicações e contas digitais; - relatórios de vendas por cartão e Pix, com taxas e antecipações; - notas de saída e de entrada (de preferência, buscadas pelo escritório); - contratos novos, empréstimos, financiamentos, compras de bens; - variáveis da folha. Combine no contrato a data-limite de entrega. Documento que chega depois do corte entra no mês seguinte com registro de que veio atrasado. ## Etapas 2 e 3: notas de saída e de entrada As notas são a base do faturamento e das compras. Confira: - **Sequência numérica** das notas emitidas. Buracos precisam ser explicados por cancelamento ou inutilização. - **Cancelamentos e cartas de correção**, que mudam o valor ou dados da nota. - **Notas de entrada contra o CNPJ** que o cliente não mandou. Compra sem lançamento distorce custo e estoque, e nota emitida contra o CNPJ que o cliente não reconhece precisa ser tratada. - **Retenções** em notas de serviço tomadas (ISS, IR, PIS, Cofins, CSLL, INSS), que geram obrigação para o tomador. Cruzar o total de notas com o financeiro é o teste mais rápido. Vendas recebidas por Pix e cartão sem nota correspondente aparecem aqui. O caminho para receber esses arquivos está em [como o contador recebe os XMLs dos clientes](https://pegaxml.com.br/contabilidade/como-o-contador-recebe-xml-dos-clientes). ## Etapa 4: conciliação bancária A conciliação compara, linha por linha, o extrato com a conta contábil do banco. No fim, o saldo contábil tem de ser igual ao do extrato. Exemplo simples: | Item | Valor | |---|---| | Saldo contábil em 31/10 | R$ 48.300 | | Tarifas do extrato não lançadas | − R$ 180 | | Pix recebido no dia 31 sem lançamento | + R$ 2.400 | | Cheque emitido e ainda não compensado | + R$ 1.500 | | Saldo do extrato em 31/10 | R$ 52.020 | Os dois primeiros itens viram lançamento. O terceiro é diferença de tempo e se resolve sozinho no mês seguinte, mas fica anotado. Cuidados que mais aparecem: - **Cartões**: o adquirente deposita o líquido. Lance a venda pelo bruto e a taxa como despesa. Antecipação de recebíveis tem custo financeiro próprio. - **Pix**: identifique o pagador e a nota. Pix sem nota é sinal de venda sem documento fiscal. - **Contas do sócio**: pagamento pessoal pela conta da empresa não é despesa da empresa. Classifique como retirada ou adiantamento. ## Etapa 5: clientes e fornecedores Gere a posição em aberto de clientes e fornecedores e compare com o saldo contábil. Títulos muito antigos merecem análise: podem ser recebimentos não baixados, devoluções não lançadas ou perdas a reconhecer. ## Etapa 6: estoque e custo das vendas Quem vende mercadoria precisa do custo para chegar ao lucro. Com controle permanente, o sistema calcula o custo a cada venda e o fechamento só confere. Com inventário periódico, o custo do mês é estimado e o ajuste é feito na contagem. Fórmula do inventário periódico: **Custo das vendas = estoque inicial + compras − estoque final** Exemplo: estoque inicial de R$ 80.000, compras de R$ 45.000 e estoque final de R$ 70.000 dão custo de R$ 55.000 no mês. Se a contagem mostrar estoque menor que o do sistema, a diferença é perda e precisa de explicação. O inventário de 31/12 é obrigatório para quem tem estoque. Em 31/12/2026 ele pesa mais que o normal: a LC 214/2025 (art. 381) prevê crédito presumido de CBS sobre o estoque existente em 01/01/2027 para empresas que estavam no regime cumulativo de PIS e Cofins, entre outras hipóteses. ## Etapa 7: folha e provisões Lance a folha pelo resumo conferido com o eSocial: salários, horas extras, descontos, INSS, FGTS e IRRF. Depois, as provisões. **Provisão mensal de férias**: 1/12 da remuneração, mais 1/3 constitucional, mais encargos. **Provisão mensal de 13º**: 1/12 da remuneração, mais encargos. Exemplo para uma folha de R$ 30.000 sem encargos: | Provisão | Cálculo | Valor no mês | |---|---|---| | Férias | 30.000 ÷ 12 | R$ 2.500,00 | | 1/3 de férias | 2.500 ÷ 3 | R$ 833,33 | | 13º salário | 30.000 ÷ 12 | R$ 2.500,00 | Some os encargos conforme o regime: empresas do Simples em alguns anexos não recolhem a contribuição patronal à parte, o que muda o percentual. Quando as férias e o 13º são pagos, a provisão é baixada. Pró-labore dos sócios entra como despesa com o INSS correspondente. Distribuição de lucros não é despesa: é destinação do resultado. Veja [distribuição de lucros em 2026](https://pegaxml.com.br/contabilidade/distribuicao-de-lucros-2026). ## Etapa 8: imobilizado Registre compras e baixas de bens e lance a depreciação do mês. Bens vendidos saem pelo valor contábil, e a diferença para o preço de venda é ganho ou perda. Um controle patrimonial simples, com data de compra, valor e vida útil, resolve a maior parte dos casos. ## Etapa 9: impostos Lance o tributo devido no mês em que ele nasce, mesmo que vença depois: - DAS do Simples sobre a receita do mês; - ICMS, ISS, PIS e Cofins sobre o faturamento; - IRPJ e CSLL trimestrais ou por estimativa; - INSS, FGTS e IRRF da folha; - retenções sobre serviços tomados. Depois, confira os pagamentos do mês com as guias. Guia paga com valor diferente do apurado indica erro na apuração ou pagamento a menor. ## Etapa 10: conferência com o SPED e trava do período A Receita cruza a contabilidade com as declarações. Conferir no fechamento evita intimação. | Conferência | O que deve bater | |---|---| | Receita contábil x documentos fiscais | Soma das notas emitidas, descontadas devoluções e cancelamentos | | Receita contábil x PGDAS-D | Faturamento declarado no Simples | | Receita e créditos x EFD-Contribuições | Bases de PIS e Cofins e créditos tomados | | Entradas e saídas x EFD ICMS/IPI | Totais por CFOP e saldo de ICMS | | Folha contábil x eSocial | Totais de remuneração e encargos | | Débitos x DCTFWeb | Tributos declarados e guias pagas | | Retenções x EFD-Reinf | Serviços tomados com retenção | | Balancete anual x ECD e ECF | Saldos e resultado do exercício | Com tudo conferido, analise o balancete: contas com saldo invertido, variações bruscas de um mês para o outro, contas transitórias com saldo. Explique ou corrija. Só então **trave o período** no sistema contábil, para impedir lançamento retroativo sem registro. ## Checklist de fechamento - Documentos do corte recebidos ou cobrados com lista exata - Notas de saída conferidas por sequência, com cancelamentos - Notas de entrada buscadas contra o CNPJ e lançadas - Bancos, cartões e Pix conciliados, sem diferença genérica - Clientes e fornecedores conferidos com o financeiro - Estoque e custo ajustados - Folha lançada pelo resumo conferido com o eSocial - Provisões de férias e 13º lançadas - Depreciação lançada - Tributos do mês lançados e guias conferidas - Cruzamentos com PGDAS-D, EFD, DCTFWeb e EFD-Reinf feitos - Balancete analisado e período travado ## Erros comuns - **Lançar pelo extrato e não pelos documentos.** O banco mostra o dinheiro, não a operação. Receita a prazo e despesa ainda não paga somem. - **Conta transitória como lixeira.** Diferença que não fecha vai para "a classificar" e fica lá meses. - **Fechar sem as notas de entrada.** Custo e estoque ficam errados e os créditos de tributos se perdem. - **Esquecer as provisões.** O resultado mensal oscila sem motivo e o empresário perde a confiança no número. - **Não travar o período.** Alguém lança no mês já entregue e a ECD deixa de bater com o balancete enviado ao cliente. Para encaixar o fechamento no resto do mês do escritório, veja [rotina do escritório contábil](https://pegaxml.com.br/contabilidade/rotina-do-escritorio-contabil). ## Perguntas frequentes ### Até que dia o fechamento contábil do mês deve estar pronto? Não há prazo legal mensal para o balancete. A prática é fechar o mês anterior até o fim do mês corrente, porque o fiscal e a folha precisam ficar prontos antes. Clientes que usam os números para decidir costumam pedir o balancete até o dia 15 ou 20. ### Empresa do Simples precisa de fechamento contábil? Precisa de escrituração. O Código Civil obriga o empresário a manter contabilidade, com exceção do pequeno empresário, e a distribuição de lucro acima do limite presumido exige escrituração contábil que comprove o lucro. O livro caixa só substitui a contabilidade para fins fiscais em casos específicos. ### O que fazer quando a conciliação bancária não fecha? Liste as diferenças uma a uma: lançamentos no extrato sem registro na contabilidade e o contrário. As causas mais comuns são tarifas, Pix recebidos sem nota identificada, cartões lançados pelo bruto e transferências entre contas próprias. Não feche o mês com diferença genérica em conta transitória. ### Para que servem as provisões de férias e 13º? Elas registram no mês a despesa que já foi incorrida, embora seja paga depois. Sem provisão, o resultado de dezembro e dos meses de férias fica artificialmente ruim, e os outros meses parecem melhores do que são. É o regime de competência aplicado à folha. ### Por que conferir a contabilidade com as declarações do SPED? Porque a Receita cruza tudo. Receita escriturada diferente da EFD-Contribuições, débito na DCTFWeb diferente da folha ou faturamento do PGDAS-D diferente das notas são inconsistências que geram intimação. Conferir no fechamento é mais barato que retificar depois. ## Fontes - [Lei 6.404/1976, art. 177 (escrituração pelo regime de competência)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l6404consol.htm) - [Código Civil (Lei 10.406/2002), arts. 1.179 a 1.195 (escrituração)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406compilada.htm) - [SPED: ECD, ECF, EFD ICMS/IPI, EFD-Contribuições e EFD-Reinf](http://sped.rfb.gov.br/) - [eSocial](https://www.gov.br/esocial/pt-br) - [Portal do Simples Nacional (PGDAS-D)](https://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/) ## Leia também - [Rotina do escritório contábil: o mês típico, a divisão de tarefas e os checklists que evitam atraso](https://pegaxml.com.br/contabilidade/rotina-do-escritorio-contabil.md) - [Regime de competência e regime de caixa: a diferença na contabilidade e nos tributos, com exemplos](https://pegaxml.com.br/contabilidade/regime-de-competencia-e-de-caixa.md) - [Como o contador recebe o XML dos clientes: os cinco canais, o prazo de guarda e o checklist de conferência](https://pegaxml.com.br/contabilidade/como-o-contador-recebe-xml-dos-clientes.md) - [ECD, a Escrituração Contábil Digital: quem é obrigado, quais livros entram, prazo de junho e assinatura](https://pegaxml.com.br/obrigacoes-acessorias/ecd.md) - [EFD-Contribuições: quem entrega, prazo do 10º dia útil e o que acontece com o fim do PIS e da Cofins em 2027](https://pegaxml.com.br/obrigacoes-acessorias/efd-contribuicoes.md) As informações têm caráter educativo e não substituem a orientação do seu contador.