# Régua de cobrança: o que fazer antes, no dia e depois do vencimento, com os limites do CDC e da LGPD

> Régua de cobrança é a sequência planejada de contatos com o cliente antes, no dia e depois do vencimento, com canal, mensagem e prazo definidos para cada etapa. A maior parte da inadimplência se resolve antes do vencimento, com cobrança clara e lembrete no momento certo. Depois do vencimento, a cobrança precisa respeitar o Código de Defesa do Consumidor (sem expor, constranger ou ameaçar; art. 42) e trazer a identificação de quem cobra (art. 42-A), além de usar os dados do devedor só para cobrar, como pede a LGPD. Medir a inadimplência e o prazo médio de recebimento (DSO) mostra se a régua funciona.

- Seção: Gestão fiscal: cobrança, Pix e preço
- URL: https://pegaxml.com.br/gestao-fiscal/regua-de-cobranca
- Publicado: 07/11/2026 · Atualizado: 07/11/2026
- Publicado por: PegaXML, site da Myse Sistemas (a mesma empresa do FazNota)

## Resposta direta

**Régua de cobrança é o roteiro de contatos com o cliente, com data, canal e mensagem definidos para cada momento: antes do vencimento, no dia e depois.** Ela tira a cobrança do improviso e faz cada cliente receber o mesmo tratamento.

O princípio que mais dá resultado é simples: **a melhor cobrança acontece antes do atraso.** Cobrança que chega certa, cedo e fácil de pagar resolve a maior parte dos casos. Depois do vencimento, entram os limites legais: o Código de Defesa do Consumidor proíbe expor, constranger ou ameaçar o devedor, e a LGPD pede que os dados dele sejam usados só para cobrar.

## As três fases da régua

### Antes do vencimento: tornar o pagamento fácil

Nesta fase, o objetivo é que o cliente **receba, entenda e consiga pagar**.

- **Envio da cobrança com antecedência**, de 5 a 10 dias, com valor, vencimento, descrição do que está sendo cobrado e a nota fiscal anexa.
- **Mais de uma forma de pagamento**: [boleto registrado](https://pegaxml.com.br/gestao-fiscal/boleto-registrado) com QR Code Pix, Pix avulso ou [Pix Automático](https://pegaxml.com.br/glossario/pix-automatico).
- **Lembrete curto** de 1 a 3 dias antes, com o link ou o código.

### No dia do vencimento

Um aviso neutro, sem tom de cobrança: "Hoje vence a sua mensalidade de novembro. O boleto e o Pix estão no link." Para quem paga sempre em dia, essa mensagem é um serviço, não uma pressão.

### Depois do vencimento: recuperar sem perder o cliente

| Dias de atraso | Ação | Tom |
|---|---|---|
| 1 a 3 | Aviso de pagamento não identificado, com o valor atualizado | Neutro: pode ter sido esquecimento |
| 5 a 10 | Segunda mensagem e oferta de ajuda (outra data, outra forma de pagar) | Cordial |
| 15 a 30 | Contato individual, por telefone ou mensagem direta | Direto, buscando acordo |
| 30 a 60 | Proposta formal de acordo ou parcelamento | Formal |
| Acima de 60 a 90 | Avaliação de medidas formais com um advogado | Jurídico |

A partir do primeiro dia de atraso, informe o valor com multa e juros **calculados conforme o contrato e a lei**. O que pode ser cobrado está em [multa e juros no atraso](https://pegaxml.com.br/gestao-fiscal/multa-e-juros-no-atraso).

> **Antes de cada contato pós-vencimento, confira a baixa.** Cobrar quem já pagou é o erro mais caro da régua. No consumo, quem paga quantia indevida tem direito à devolução em dobro do que pagou em excesso, salvo engano justificável (CDC, art. 42, parágrafo único).

## Canais: qual usar em cada etapa

| Canal | Melhor uso | Cuidados |
|---|---|---|
| E-mail | Envio da cobrança e da nota, avisos formais | Um e-mail por pagador; nunca vários destinatários visíveis |
| WhatsApp ou SMS | Lembretes curtos e link de pagamento | Só no número do próprio devedor; nunca em grupo |
| Telefone | Atrasos acima de 15 dias e negociação | Horário comercial; sem falar da dívida com terceiros |
| Carta ou notificação | Etapa formal | Conteúdo verdadeiro e identificado |
| Aplicativo ou portal | Segunda via e histórico | Acesso protegido |

Para mandar boleto por meio eletrônico, a Resolução BCB 443/2024 (art. 6º, § 1º) exige que a instituição emissora obtenha a concordância do pagador. Inclua essa autorização no contrato ou no cadastro.

## O que a lei permite e o que proíbe

### Código de Defesa do Consumidor

| Artigo | Regra | Na régua |
|---|---|---|
| Art. 42 | O consumidor inadimplente não pode ser exposto a ridículo nem submetido a constrangimento ou ameaça | Cobrança privada, sem intimidar |
| Art. 42, parágrafo único | Cobrança indevida paga gera devolução em dobro, salvo engano justificável | Conferir valor e baixa antes |
| Art. 42-A | Todo documento de cobrança deve trazer nome, endereço e CPF ou CNPJ do fornecedor | Identificar quem cobra em cada mensagem e boleto |
| Art. 43, § 2º | A abertura de cadastro de consumidor deve ser comunicada por escrito quando não solicitada | Aviso prévio antes de qualquer cadastro restritivo |
| Art. 71 | É crime usar ameaça, coação, constrangimento, afirmações falsas ou procedimento que exponha o consumidor ou interfira no seu trabalho, descanso ou lazer | Nada de mentir, ameaçar ou perturbar |

### Pode e não pode

| Em geral, pode | Não pode |
|---|---|
| Enviar lembretes aos contatos informados pelo devedor | Expor a dívida em mural, portaria, elevador, grupo ou rede social |
| Informar valor, vencimento e encargos previstos | Cobrar valor ou encargo sem base no contrato ou na lei |
| Ligar em horário razoável, com frequência moderada | Ligar várias vezes por dia ou nos horários de descanso |
| Falar com o devedor e com o fiador, dentro do contrato | Contar a dívida a parentes, vizinhos ou chefia |
| Avisar, com verdade, sobre passos previstos em contrato ou lei | Ameaçar, falar em prisão ou se passar por autoridade |
| Propor acordo e parcelamento | Reter documento ou cortar direito como forma de pressão |

E quando não é relação de consumo? Locação, condomínio e contratos entre empresas costumam seguir o Código Civil, que também limita o abuso: quem exerce um direito excedendo a boa-fé comete ato ilícito (art. 187). Na dúvida, siga sempre o padrão do art. 42 do CDC. Ele protege a empresa em qualquer cenário.

### Prazo para cobrar na Justiça

O Código Civil fixa prazos de prescrição (art. 206). Exemplos: **três anos** para aluguéis (§ 3º, I) e **cinco anos** para dívidas líquidas em instrumento público ou particular (§ 5º, I). Controlar a idade de cada débito faz parte da régua.

## LGPD: os dados do devedor

A cobrança usa dados pessoais: nome, CPF, contatos, endereço, histórico de pagamento. A LGPD não impede cobrar, mas exige organização.

- **Base legal:** as mais comuns na cobrança são a execução do contrato (art. 7º, V), o legítimo interesse (art. 7º, IX) e a **proteção do crédito** (art. 7º, X).
- **Necessidade:** use só o mínimo necessário para a finalidade (art. 6º, III). Se o dado não serve para emitir a nota ou cobrar, não peça.
- **Finalidade:** a lista de cobrança não pode virar lista de promoções.
- **Segurança:** acesso restrito ao cadastro e aos comprovantes.
- **Descrição neutra:** em clínicas, escolas e entidades religiosas, a descrição da cobrança pode revelar dado sensível. Prefira textos genéricos nas mensagens.
- **Terceirização:** quem cobra em seu nome é operador dos dados e deve seguir as suas instruções. A responsabilidade pelo conteúdo da cobrança continua com você.

## Modelo de mensagens

- **Envio (D-7):** "Olá, [nome]. A cobrança de [mês] de [empresa, CNPJ] está disponível: R$ [valor], vencimento em [data]. Boleto, Pix e nota fiscal no link."
- **Lembrete (D-1):** "Lembrete: amanhã vence a cobrança de R$ [valor]. Pague pelo boleto ou pelo Pix no link."
- **Atraso (D+3):** "Não identificamos o pagamento de [mês]. Se já pagou, desconsidere. Para pagar hoje, o valor atualizado é R$ [valor], no link."
- **Negociação (D+15):** "Podemos ajudar a regularizar? Temos opções de data e parcelamento. Responda esta mensagem ou fale com [canal]."

## Indicadores: como saber se a régua funciona

| Indicador | Fórmula | O que mostra |
|---|---|---|
| Pagamento em dia | Valor pago até o vencimento ÷ valor vencido no mês | Se a fase "antes" funciona |
| Taxa de inadimplência | Valor vencido e não pago ÷ valor vencido no período | Quanto continua em aberto (meça sempre no mesmo prazo, como 30 dias) |
| DSO (prazo médio de recebimento) | Contas a receber ÷ faturamento do período × dias do período | Quantos dias o dinheiro leva para entrar |
| Aging | Saldo em aberto por faixa de atraso (até 15, 16 a 30, 31 a 90, acima de 90 dias) | Se a dívida está envelhecendo |
| Taxa de recuperação | Valor recebido de atrasados no mês ÷ atrasados no início do mês | Se a fase "depois" funciona |

### Exemplo (valores fictícios)

Em novembro, venceram R$ 200 mil. Até o vencimento entraram R$ 170 mil (**85% em dia**). Trinta dias depois, mais R$ 20 mil. Restaram R$ 10 mil: **inadimplência de 5% em 30 dias**.

Para o DSO: contas a receber de R$ 150 mil no fim do mês e faturamento de R$ 180 mil em 30 dias. **DSO = 150 ÷ 180 × 30 = 25 dias.** Se esse número sobe de um mês para o outro, a empresa precisa de mais capital de giro, mesmo que todos acabem pagando. O efeito no caixa está em [impostos no fluxo de caixa](https://pegaxml.com.br/gestao-fiscal/impostos-no-fluxo-de-caixa).

## Erros que estragam a régua

- Cobrar sem conferir a baixa do dia anterior.
- Mandar a mesma mensagem dura para quem atrasou um dia e para quem deve há três meses.
- Usar contato desatualizado e "cobrar" outra pessoa.
- Calcular multa e juros de cabeça, cada vez de um jeito.
- Abrir exceções sem regra, o que pesa ainda mais no condomínio, onde o dinheiro é de todos.

## Régua em volume: condomínio, aluguel e mensalidades

Com centenas de cobranças por mês, a régua só funciona automatizada e ligada à nota fiscal e à baixa. Quem administra condomínios, imóveis para aluguel ou grandes carteiras de mensalidades e prefere receber o serviço pronto pode olhar a [Utax](https://utax.com.br/cobranca.php), serviço parceiro deste portal: ela emite a nota, gera boleto e Pix na conta do próprio cliente, envia por e-mail e WhatsApp, manda os lembretes, dá baixa e faz o contato com quem atrasa. Para montar a rotina inteira, veja [nota e cobrança juntas](https://pegaxml.com.br/gestao-fiscal/nota-e-cobranca-juntas).

## Perguntas frequentes

### O que é régua de cobrança?

É um roteiro fixo de contatos com o cliente, do envio da cobrança até a negociação de atrasados. Cada etapa tem data, canal e mensagem definidos, para que a cobrança não dependa da memória de alguém.

### Posso cobrar pelo WhatsApp?

Pode, desde que o número seja do próprio devedor, as mensagens sejam respeitosas e os horários razoáveis. Nunca use grupos nem exponha a dívida a terceiros. O CDC proíbe expor o consumidor a ridículo, constrangimento ou ameaça (art. 42).

### Quantas mensagens posso mandar?

A lei não fixa um número, mas proíbe a cobrança que interfira no trabalho, no descanso ou no lazer do consumidor (CDC, art. 71). Uma régua com poucos contatos bem espaçados costuma funcionar melhor que a insistência diária.

### Preciso de autorização para usar os dados do cliente na cobrança?

Não necessariamente. A LGPD prevê bases legais como a execução do contrato e a proteção do crédito (art. 7º, V e X). O que a lei exige é usar só os dados necessários para cobrar e protegê-los.

### O que é DSO?

DSO é o prazo médio de recebimento, em dias. Uma forma simples de calcular é dividir o saldo de contas a receber pelo faturamento do período e multiplicar pelo número de dias. Quando ele sobe, a empresa precisa de mais capital de giro.

## Fontes

- [Código de Defesa do Consumidor (Lei 8.078/1990), arts. 42, 42-A, 43 e 71](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8078compilado.htm)
- [Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), arts. 6º e 7º](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm)
- [Código Civil (Lei 10.406/2002), arts. 187, 188 e 206](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406compilada.htm)
- [Resolução BCB nº 443/2024 (boleto), art. 6º](https://www.bcb.gov.br/estabilidadefinanceira/exibenormativo?tipo=Resolu%C3%A7%C3%A3o%20BCB&numero=443)

## Leia também

- [Multa e juros por atraso: limites do CDC, do Código Civil, do condomínio e do aluguel, com a taxa legal da Lei 14.905/2024](https://pegaxml.com.br/gestao-fiscal/multa-e-juros-no-atraso.md)
- [Cobrança recorrente: boleto recorrente, Pix Automático, cartão e nota fiscal a cada cobrança](https://pegaxml.com.br/gestao-fiscal/cobranca-recorrente.md)
- [Boleto registrado: o que é, como o registro funciona, boleto com QR Code Pix e baixa automática](https://pegaxml.com.br/gestao-fiscal/boleto-registrado.md)
- [Nota e cobrança juntas: como emitir a nota fiscal e gerar o boleto e o Pix no mesmo fluxo](https://pegaxml.com.br/gestao-fiscal/nota-e-cobranca-juntas.md)
- [Impostos no fluxo de caixa: como provisionar DAS e DARF, montar o calendário e se preparar para o split payment](https://pegaxml.com.br/gestao-fiscal/impostos-no-fluxo-de-caixa.md)

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