# Guarda do XML da nota fiscal: por que se fala em 5 anos, quem deve guardar e o que guardar > O Ajuste SINIEF 07/2005 obriga emitente e destinatário a manter o arquivo da NF-e pelo prazo previsto na legislação tributária, mesmo fora da empresa, e a apresentá-lo ao fisco quando pedido. Esse prazo vem do Código Tributário Nacional, que dá ao fisco 5 anos para constituir o crédito (arts. 150, § 4º, e 173) e manda conservar os documentos até a prescrição dos créditos (art. 195, parágrafo único). Na prática, guarde cada XML, com os eventos, por pelo menos 5 anos contados de 1º de janeiro do ano seguinte ao da emissão, e por mais tempo se houver fiscalização ou processo. - Seção: NF-e: Nota Fiscal Eletrônica - URL: https://pegaxml.com.br/nf-e/guarda-do-xml-por-5-anos - Publicado: 07/11/2026 · Atualizado: 07/11/2026 - Publicado por: PegaXML, site da Myse Sistemas (a mesma empresa do FazNota) ## A obrigação: emitente e destinatário O **Ajuste SINIEF 07/2005**, que rege a NF-e, trata da guarda na **cláusula décima**: | Quem | Obrigação | |---|---| | Emitente | Manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo da legislação tributária, mesmo que fora da empresa, e apresentá-la ao fisco quando solicitado | | Destinatário | A mesma obrigação, e ainda verificar a validade e a autenticidade da NF-e e a existência de autorização de uso (§ 1º) | | Destinatário não credenciado a emitir NF-e | Pode manter o DANFE da operação no lugar do arquivo, apresentando-o ao fisco quando pedido (§ 2º) | Para a NFC-e, a cláusula nona do Ajuste SINIEF 19/2016 tem regra parecida para o emitente e manda guardar, pelo mesmo prazo, o DANFE NFC-e que acompanhou mercadoria não entregue, com o motivo anotado. O ponto que muita empresa esquece é o segundo: **quem compra também guarda**. Os XMLs de entrada sustentam o custo, o estoque e os créditos de imposto. Com a reforma, o crédito de IBS e CBS fica condicionado a documento fiscal eletrônico idôneo (LC 214/2025, art. 47). ## De onde vêm os 5 anos O ajuste não diz "5 anos". Ele remete ao "prazo estabelecido na legislação tributária". Esse prazo é construído pelo **Código Tributário Nacional**: | Dispositivo | Regra | |---|---| | Art. 150, § 4º | Nos tributos lançados por homologação (como ICMS e IPI), o fisco tem 5 anos contados do fato gerador para homologar, salvo dolo, fraude ou simulação | | Art. 173, I | O direito de constituir o crédito se extingue em 5 anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito | | Art. 174 | Constituído o crédito, a ação de cobrança prescreve em 5 anos da constituição definitiva | | Art. 195, parágrafo único | Livros e comprovantes devem ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários a que se referem | Para o **Simples Nacional**, a LC 123/2006, art. 26, segue a mesma linha: os documentos que fundamentaram a apuração devem ser mantidos enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas as ações pertinentes. ### A conta prática O caminho conservador é contar pelo art. 173, I: **5 anos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao da emissão**. | Nota emitida em | Guardar no mínimo até | |---|---| | 15/03/2026 | 31/12/2031 | | 20/12/2026 | 31/12/2031 | | 05/01/2027 | 31/12/2032 | Se o fisco lançar o tributo dentro desse prazo, começa a contar a prescrição do art. 174, e o art. 195 manda conservar os documentos até ela ocorrer. Fiscalização aberta, auto de infração, processo administrativo ou judicial e parcelamento **estendem** a guarda até o encerramento. Há ainda prazos de outras áreas (trabalhista, societária, previdenciária) que podem exigir mais tempo para certos documentos. Por isso muitos contadores preferem não apagar nada: armazenar XML custa pouco. ## O que guardar | Documento | O que guardar | Observação | |---|---|---| | NF-e emitida | XML com o protocolo de autorização | O XML sem protocolo não prova a autorização | | Eventos da NF-e | XML de cancelamento, carta de correção, EPEC, manifestação | Junto com a nota a que se referem | | Pedido de inutilização | XML do pedido homologado | Explica lacunas na numeração. Veja [inutilização](https://pegaxml.com.br/nf-e/inutilizacao-de-numeracao) | | NF-e recebida | XML com protocolo | Confira a autorização antes de lançar | | NFC-e | XML de cada cupom e dos cancelamentos | Volume alto: não dependa de cópia manual | | NFS-e | XML da nota | No padrão nacional, também fica no Ambiente de Dados Nacional, mas a guarda é sua | | CT-e e MDF-e | XML com protocolo e eventos, inclusive encerramento | Vale para quem emite e para quem contrata o frete | | Notas denegadas antigas | XML com o retorno de denegação | Explica o número sem nota válida. Veja [rejeição e denegação](https://pegaxml.com.br/nf-e/rejeicao-e-denegacao) | | Arquivos do SPED | Arquivo transmitido e recibo | Não substituem os XMLs que deram origem a eles | ## O XML precisa estar íntegro O XML é assinado digitalmente. **Qualquer alteração**, até uma quebra de linha inserida por um editor de texto, invalida a assinatura. Guarde o arquivo exatamente como foi recebido ou gerado. Não abra e salve em editores, não converta para outro formato e não renomeie a extensão. O DANFE em PDF pode ser guardado junto, como conveniência, mas não substitui o arquivo. A assinatura está explicada em [assinatura digital do XML](https://pegaxml.com.br/certificado-digital/assinatura-digital-do-xml). ## Não conte com o portal A cláusula décima quinta do Ajuste SINIEF 07/2005 garante a consulta da NF-e por **no mínimo 180 dias**. Depois disso, o fisco pode substituí-la por informações parciais (número, data, partes, valor, situação), mantidas pelo prazo decadencial. A NFC-e tem regra equivalente na cláusula décima sétima do Ajuste SINIEF 19/2016. O portal confirma que a nota existiu, mas não devolve o arquivo completo indefinidamente. Os serviços de distribuição também guardam os documentos por tempo limitado. Veja [como o destinatário obtém o XML](https://pegaxml.com.br/nf-e/como-o-destinatario-obtem-o-xml). ## Como organizar 1. **Separe entradas e saídas.** 2. **Organize por ano e mês de emissão**, que é como contador e fisco pedem. 3. **Nomeie pelo número da chave de acesso** (44 dígitos): é único e evita duplicidade. Veja [chave de acesso](https://pegaxml.com.br/nf-e/chave-de-acesso). 4. **Guarde os eventos junto com a nota.** 5. **Mantenha duas cópias em lugares diferentes**, por exemplo nuvem e um segundo armazenamento. Perda de arquivo não exime da obrigação. 6. **Confira todo mês** a quantidade de XMLs contra a numeração emitida e contra as compras. 7. **Defina quem é o responsável** na empresa e no escritório de contabilidade. ## Exemplo Exemplo fictício: em 2031, uma indústria recebe uma intimação sobre créditos de ICMS de compras de 2026. Ela localiza na pasta "Entradas/2026/04" os 312 XMLs do mês, nomeados pela chave, com os eventos de manifestação. Duas notas tinham carta de correção, e os XMLs dos eventos estão ao lado. Sem esses arquivos, a indústria dependeria dos fornecedores, alguns já encerrados, ou de uma consulta que, cinco anos depois, mostra só informações parciais. ## Erros comuns - Guardar só o PDF sendo emitente de NF-e. - Deixar os XMLs espalhados em caixas de e-mail de funcionários. - Apagar arquivos ao trocar de sistema. - Esquecer os XMLs de entrada. - Abrir e salvar o XML num editor, quebrando a assinatura. ## Perguntas frequentes ### Por quanto tempo devo guardar o XML da NF-e? Pelo prazo da legislação tributária, que na prática é de pelo menos 5 anos contados de 1º de janeiro do ano seguinte ao da emissão. Se a operação estiver em fiscalização, processo ou parcelamento, guarde até o assunto ser encerrado. ### Quem compra também precisa guardar o XML? Sim. A cláusula décima, § 1º, do Ajuste SINIEF 07/2005 estende a obrigação ao destinatário. Se ele não for credenciado a emitir NF-e, pode guardar o DANFE no lugar do XML (§ 2º). ### Posso guardar só o PDF do DANFE? Só o destinatário não credenciado a emitir NF-e. Para quem emite NF-e, o documento fiscal é o XML, e o PDF não o substitui. ### O portal da SEFAZ não guarda as notas por mim? Não de forma completa. A consulta completa pela chave fica disponível por no mínimo 180 dias; depois, o fisco pode mostrar só informações parciais (cláusula décima quinta do Ajuste SINIEF 07/2005). A guarda do arquivo é responsabilidade de cada empresa. ### Preciso guardar o XML de nota cancelada? Sim. Guarde a nota e o XML do evento de cancelamento: é a prova de que aquela venda não entrou no faturamento. O mesmo vale para cartas de correção e pedidos de inutilização. ## Fontes - [Ajuste SINIEF 07/2005, cláusulas décima e décima quinta (CONFAZ)](https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/ajustes/2005/AJ_007_05) - [Ajuste SINIEF 19/2016 (NFC-e), cláusulas nona e décima sétima (CONFAZ)](https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/ajustes/2016/AJ_019_16) - [Código Tributário Nacional, arts. 150, 173, 174 e 195 (Planalto)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm) - [LC 123/2006, art. 26 (Planalto)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm) - [LC 214/2025, art. 47 (Planalto)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp214.htm) ## Leia também - [Como o destinatário obtém o XML da NF-e: envio do emitente, distribuição de DF-e, autXML e consulta](https://pegaxml.com.br/nf-e/como-o-destinatario-obtem-o-xml.md) - [Manifestação do destinatário da NF-e: os quatro eventos, o prazo de 90 dias e a confirmação automática](https://pegaxml.com.br/nf-e/manifestacao-do-destinatario.md) - [DANFE: o que é o documento auxiliar da NF-e, o que ele mostra e quando é exigido](https://pegaxml.com.br/nf-e/danfe.md) - [Estrutura do XML da NF-e: o mapa dos grupos, do ide ao protocolo](https://pegaxml.com.br/nf-e/estrutura-do-xml-da-nf-e.md) - [Cancelamento de NF-e: prazo de 24 horas, condições, evento 110111 e o que fazer fora do prazo](https://pegaxml.com.br/nf-e/cancelamento-de-nf-e.md) As informações têm caráter educativo e não substituem a orientação do seu contador.