Certificado digital vencido: o que trava na emissão, o que continua valendo e como renovar sem parar

O que acontece no minuto do vencimento

O certificado digital tem data e hora de início e de fim de validade gravadas nele. Passado o fim, a chave privada continua existindo, mas a assinatura que ela produz deixa de ser aceita. Para os sistemas do fisco, é como se a empresa estivesse sem identidade.

O efeito é imediato. Não há tolerância, aviso da Sefaz ou prazo de carência. A primeira nota transmitida depois do vencimento volta rejeitada por certificado fora da validade. Na tabela de códigos do Manual de Orientação do Contribuinte da NF-e, as rejeições de certificado ficam numa faixa própria, que trata do certificado de transmissão e do certificado de assinatura. O texto exato de cada código pode variar entre versões do manual.

O que para

O que continua valendo

• Notas já autorizadas. Foram assinadas com certificado válido e têm protocolo da Sefaz. Continuam sendo documentos fiscais válidos.
• XMLs guardados. A guarda não depende do certificado atual. O arquivo é verificável pela assinatura e pelo protocolo que já estão nele.
• Consulta pela chave. Qualquer interessado consulta a nota no portal do estado.
• NFS-e do MEI pelo gov.br. O MEI que acessa o Emissor Nacional com conta gov.br prata ou ouro não depende de certificado para essa emissão.

Os prazos não esperam

O vencimento do certificado não suspende nenhum prazo fiscal. Alguns que costumam ser atropelados:

Uma nota emitida contra o seu CNPJ que você não reconhece, por exemplo, passa a ser considerada confirmada depois de 90 dias sem manifestação. Se o certificado estiver vencido nesse período, a empresa não consegue registrar o desconhecimento. Veja manifestação do destinatário.

Validade: quanto tempo cada tipo dura

A diferença prática está em certificado A1 ou A3. Com A1, a renovação é anual e precisa estar no calendário da empresa todos os anos.

Plano de renovação sem parada

1. Descubra a data. A data de fim da validade aparece nas propriedades do certificado e, em geral, no painel do emissor.
2. Agende com folga. Inicie a renovação pelo menos 30 dias antes. Isso cobre atraso de agenda, problema de documento e falta de quem assina pela empresa.
3. Renove enquanto o atual vale. Muitas autoridades certificadoras oferecem renovação simplificada para quem ainda tem certificado válido. Depois do vencimento, em geral é preciso nova validação do titular.
4. Instale o novo antes do vencimento do antigo. Os dois podem conviver por alguns dias.
5. Teste. Emita uma nota ou registre um evento simples com o novo certificado.
6. Atualize todos os pontos. Emissor de notas, sistema de manifestação, integração com loja virtual, procurações que dependam dele.
7. Revogue ou descarte o antigo com segurança, sobretudo se for A1.

Se o certificado já venceu

1. Pare de tentar emitir. Cada tentativa gera rejeição, e algumas configurações consomem numeração.
2. Peça um novo certificado à autoridade certificadora. Se for A1, o arquivo pode ser instalado assim que emitido.
3. Organize a fila. Liste o que ficou pendente: vendas sem nota, cancelamentos dentro do prazo, manifestações, MDF-e por encerrar.
4. Com o novo instalado, regularize na ordem dos prazos. O que vence primeiro sai primeiro.
5. Confira a numeração. Se houve número consumido por rejeição, avalie a inutilização conforme a regra da sua UF.

Vender sem documento fiscal enquanto o certificado está vencido não é uma alternativa: a falta de documento tem penalidade própria, e a regularização depois não apaga o fato.

Sinais de que o problema não é o vencimento

Nem toda rejeição de certificado é vencimento. Antes de comprar um novo, confira:

• Certificado de outra empresa ou de outra raiz de CNPJ. Veja e-CNPJ e e-CPF.
• Certificado revogado pela autoridade certificadora, por pedido do titular ou por perda.
• Senha errada do arquivo A1 ou PIN bloqueado do A3.
• Cadeia de certificação não reconhecida no equipamento, problema comum em computadores desatualizados.
• Data e hora erradas no computador, que fazem um certificado válido parecer fora do prazo.

Exemplo fictício

Uma distribuidora tem o A1 vencendo numa sexta-feira às 10h. Ninguém percebe. Às 10h05, a primeira NF-e do dia volta rejeitada, e o caminhão da manhã fica parado. O responsável pede um novo certificado, mas a validação só sai na segunda-feira. Nesse intervalo, uma nota emitida na quinta precisava ser cancelada e não pôde: o prazo de 24 horas passou. Na segunda, com o novo certificado instalado, a empresa emite as notas atrasadas e trata o cancelamento perdido como ajuste com o contador. Desde então, a renovação entra no calendário 45 dias antes.