Inutilização de numeração da NF-e: prazo até o dia 10, como pedir e o fim do serviço no AC, na BA e em SP

Por que a numeração precisa fechar

Cada NF-e tem um número de 1 a 999.999.999 dentro de uma série, controlado pelo emitente. O fisco usa essa sequência como trilha de auditoria: se a nota 1.251 não aparece entre a 1.250 e a 1.252, alguém precisa explicar se ela nunca existiu ou se é uma venda que não foi registrada.

A inutilização de numeração é a explicação formal. Pela cláusula décima quarta do Ajuste SINIEF 07/2005, o contribuinte solicita a inutilização dos números não utilizados quando há quebra de sequência, e a SEFAZ registra o pedido com um protocolo.

O prazo: até o dia 10 do mês seguinte

A cláusula fixa o prazo: "até o 10 (décimo) dia do mês subsequente". Exemplos:

Nada impede inutilizar antes. A conferência no começo de cada mês evita depender do último dia.

O que mudou em 2026: AC, BA e SP

O § 6º da cláusula décima quarta, com efeitos a partir de 01/11/2026, diz que a inutilização não se aplica aos estados do Acre, da Bahia e de São Paulo. A regra veio de ajustes SINIEF de 2026 para a NF-e e para a NFC-e.

A parte técnica está na NT 2023.002 v1.02, publicada no Portal DF-e da SVRS. Segundo a NT:

• o serviço de inutilização é desligado nesses três estados em 11/11/2026;
• um pedido enviado depois disso recebe erro de serviço indisponível;
• a SEFAZ desses estados deixa de rejeitar nota com número que tinha sido inutilizado antes.

Nos outros 24 estados, nada mudou: a inutilização continua obrigatória no prazo. Se você emite em mais de um estado, a regra é por estado do emitente.

Sem inutilização no AC, na BA e em SP, a lacuna não deixa de existir. Vale registrar internamente o motivo de cada número pulado e combinar o controle com o contador.

Quando a inutilização é necessária

O número foi consumido pelo sistema, mas nunca virou nota autorizada:

• Rejeição seguida de nova tentativa com outro número. É a causa mais comum. Veja rejeições mais comuns da NF-e.
• Falha técnica no envio, quando o emissor avança a numeração sem conseguir autorizar.
• Salto manual na configuração da série.
• Migração de emissor com a numeração configurada à frente da última nota do sistema antigo.

Quando não é o caminho

Atenção à contingência. O § 5º da cláusula décima quarta diz que a transmissão de NF-e em contingência cancela o pedido de inutilização já cientificado. Inutilizar um número que depois aparece autorizado gera inconsistência. Veja contingência da NF-e.

Os campos do pedido

O pedido de inutilização tem leiaute próprio no Manual de Orientação do Contribuinte. Os dados essenciais:

O pedido é assinado com o certificado digital do emitente. Faixas contínuas vão num pedido só (de 1.251 a 1.255, por exemplo). Números soltos vão em pedidos separados ou com início e fim iguais.

Passo a passo

1. Liste as notas do mês por série e procure números ausentes.
2. Confirme a situação de cada número na consulta da SEFAZ ou no emissor. Ele não pode estar autorizado, em contingência pendente ou em processamento.
3. Agrupe as faixas contínuas.
4. Escreva a justificativa: "falha na transmissão, número não utilizado" ou "rejeição por erro de cadastro, número não utilizado".
5. Envie o pedido pelo emissor, que assina com o certificado.
6. Guarde o XML de retorno com o protocolo, junto com os XMLs do período. Ele explica a lacuna para sempre.
7. Avise o contador, que verá a lacuna nos livros e nos arquivos do SPED.

Exemplo

Exemplo fictício: uma distribuidora de Minas Gerais emite na série 1. Em 18/03, a nota 1.251 volta rejeitada por NCM inválido. O operador corrige o produto e reenvia, mas o emissor usa o número 1.252, que é autorizado. Na conferência de 02/04, a empresa vê a lacuna, confirma na consulta que a 1.251 não está autorizada e envia o pedido da faixa 1.251 a 1.251. O protocolo é arquivado com os XMLs de março.

Se a mesma distribuidora fosse de São Paulo e a lacuna tivesse surgido em dezembro de 2026, não haveria pedido a fazer: o serviço não existe mais no estado. O registro interno do motivo continua sendo uma boa prática.

NFC-e e outros documentos

A NFC-e segue a mesma lógica, com o Ajuste SINIEF 19/2016. Como há muitos caixas e muitas vendas por dia, convém usar uma série por caixa e conferir lacunas toda semana. O CT-e e o MDF-e também têm inutilização ou regras próprias de numeração; veja eventos do CT-e.

Erros comuns

• Deixar o número "esperando" para reaproveitar depois. Notas fora da ordem cronológica confundem o controle e não resolvem a lacuna do mês anterior.
• Inutilizar sem consultar. Um número que estava em contingência pode aparecer autorizado depois.
• Cada lado achar que o outro cuidou. Defina se é a empresa ou o escritório de contabilidade que confere as lacunas.
• Aplicar a regra de SP a outro estado. O fim da inutilização vale só para AC, BA e SP.