Regime de competência e regime de caixa: a diferença na contabilidade e nos tributos, com exemplos

A resposta curta

Regime de competência: a receita entra no período em que a venda ou o serviço acontece, e a despesa no período em que é incorrida, não importa quando o dinheiro circula. Regime de caixa: a receita entra quando é recebida e a despesa quando é paga.

A confusão vem de dois usos diferentes:

• na contabilidade, vale sempre a competência (Lei 6.404/1976, art. 177);
• nos tributos, a lei às vezes permite que a receita entre na base quando é recebida. Isso é uma opção tributária e não muda a escrituração.

Um exemplo para enxergar a diferença

Uma empresa de serviços fatura R$ 30.000 em novembro de 2026, com a nota emitida no mesmo mês. O cliente paga em três parcelas: R$ 10.000 em novembro, R$ 10.000 em dezembro e R$ 10.000 em janeiro de 2027.

O total é o mesmo. Muda o momento em que o tributo é pago. No caixa, a empresa só paga sobre o que recebeu, o que ajuda quem vende a prazo e tem inadimplência. Na competência, paga tudo no mês da nota, mesmo sem ter recebido.

Na contabilidade, nos dois casos, a receita de R$ 30.000 é registrada em novembro e o saldo a receber fica em clientes.

Na contabilidade: sempre competência

A Lei 6.404/1976 (art. 177) manda escriturar as mutações patrimoniais pelo regime de competência. As normas contábeis do CFC seguem a mesma base. O Código Civil (art. 1.179) obriga o empresário a manter contabilidade e a levantar balanço anual, com dispensa só para o pequeno empresário.

Por isso o fechamento mensal tem provisões de férias e 13º, depreciação e reconhecimento de receitas a prazo. Sem competência, o resultado de cada mês fica distorcido. O roteiro está em fechamento contábil mensal.

Lucro Real: competência

No Lucro Real, o tributo parte do lucro contábil ajustado. Como a contabilidade é por competência, a base também é. Há regras específicas que deslocam o momento de tributação de certos itens, como variações cambiais e contratos de longo prazo, mas a receita de vendas e serviços segue a competência.

Lucro Presumido: caixa por opção

A empresa do Lucro Presumido pode reconhecer as receitas de vendas de bens, direitos ou serviços com pagamento a prazo ou em parcelas na medida dos recebimentos. É o que a Receita orienta na pergunta 038 do capítulo de Lucro Presumido do Perguntas e Respostas, com base na IN RFB 1.700/2017, art. 223.

Condições:

• emitir a nota fiscal na entrega do bem ou direito ou na conclusão do serviço;
• quem escritura só o livro caixa deve indicar, em registro individual, a nota fiscal a que corresponde cada recebimento;
• quem mantém escrituração contábil deve controlar os recebimentos em conta específica, indicando em cada lançamento a nota correspondente;
• adiantamentos entram como receita no mês do faturamento, da entrega ou da conclusão do serviço, o que ocorrer primeiro;
• reconhecer a receita depois do recebimento sujeita a empresa a juros e multa.

Mesmo critério para os quatro tributos. A MP 2.158-35/2001 (art. 20) só permite o caixa para PIS e Cofins se a empresa adotar o mesmo critério para IRPJ e CSLL.

Cuidado com o limite. Para o limite de R$ 78 milhões do Lucro Presumido, a receita do ano anterior é considerada pelo critério que a empresa adotou naquele ano (RIR/2018, art. 587, § 2º). Comparação entre os regimes em Lucro Presumido e Lucro Real.

Simples Nacional: caixa até 31/12/2026

Como funciona em 2026

A LC 123/2006 (art. 18, § 3º) permite, por opção, que o Simples incida sobre a receita recebida no mês. A Res. CGSN 140/2018 regulamenta:

• a opção é irretratável para todo o ano-calendário (art. 16, § 1º);
• é registrada no PGDAS-D, na apuração de novembro, com efeitos para o ano seguinte, para quem já é optante (art. 19);
• o caixa serve só para a base de cálculo mensal. Limites, sublimites e a alíquota usam a receita por competência (art. 19, parágrafo único);
• a parcela a prazo não vencida tem de entrar na base até o último mês do ano seguinte ao da venda (art. 20, I);
• a empresa mantém registro dos valores a receber, no modelo do Anexo IX (art. 77). Sem ele, a opção é desconsiderada de ofício (art. 78).

O que muda em 2027

A Res. CGSN 190/2026 revogou, a partir de 01/01/2027, as regras do regime de caixa da Res. CGSN 140/2018 (art. 16, § 1º, e arts. 19, 20, 77 e 78, entre outros). A partir de 2027, o Simples passa a ser apurado pela receita auferida, com o faturamento definido pela emissão do documento fiscal, inclusive em vendas para entrega futura e adiantamentos.

Para quem está no caixa em 2026, o ponto de atenção é o saldo a receber de vendas feitas até dezembro. A regra ainda vigente (Res. CGSN 140, art. 20, II, "b") manda incluir a receita auferida e ainda não recebida na base do último mês de vigência do caixa quando a empresa volta à competência. Confirme no PGDAS-D e nas orientações do Portal do Simples como o sistema tratará essa transição antes de fechar dezembro de 2026, e avise o cliente sobre o efeito no caixa.

Outras mudanças do Simples em 2027 estão em Simples Nacional em 2027.

IBS e CBS: o fornecimento como marco

Na reforma tributária do consumo, o fato gerador do IBS e da CBS ocorre no momento do fornecimento, ainda que de execução continuada ou fracionada (LC 214/2025, art. 10). Nos serviços em geral, considera-se ocorrido no término do fornecimento. É uma lógica próxima da competência.

Do lado do comprador, a regra geral do crédito é diferente: o contribuinte do regime regular apropria o crédito quando ocorre a extinção do débito relativo à operação em que é adquirente (LC 214/2025, art. 47). A lei prevê formas de extinção que incluem o pagamento e o split payment. Há regras próprias para a transição e para regimes específicos; confira na lei e no regulamento antes de modelar fluxo de caixa.

Como escolher no Lucro Presumido

O caixa tende a valer a pena quando:

• boa parte das vendas é a prazo ou parcelada;
• há inadimplência relevante;
• a empresa consegue manter o controle que vincula cada recebimento à nota.

A competência tende a ser melhor quando:

• quase tudo é recebido à vista ou no mês;
• a empresa não tem estrutura para o controle por nota;
• a simplicidade vale mais que o ganho financeiro de adiar o tributo.

Erros comuns

• Achar que caixa muda a contabilidade. Muda a base do tributo. O balanço continua por competência.
• Usar caixa no IRPJ e competência no PIS e na Cofins. A MP 2.158-35/2001 exige o mesmo critério.
• Tratar adiantamento como receita só quando a nota sai depois. O adiantamento entra no evento que ocorrer primeiro.
• Calcular a alíquota do Simples pela receita recebida. A alíquota e os limites usam competência.
• Esquecer o fim do caixa no Simples. Em 2027 a opção deixa de existir, e o saldo a receber de 2026 precisa de planejamento.