Como o destinatário obtém o XML da NF-e: envio do emitente, distribuição de DF-e, autXML e consulta

Por que o destinatário precisa do XML

Quem compra com CNPJ precisa do arquivo da nota, e não só do DANFE. A cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005 obriga o destinatário a guardar a NF-e pelo prazo da legislação e a verificar a validade, a autenticidade e a existência da autorização de uso. É o XML que alimenta a entrada no estoque, o custo da mercadoria, a escrituração fiscal e os créditos de imposto. O destinatário que não é credenciado a emitir NF-e pode guardar o DANFE no lugar do XML (§ 2º).

Há cinco caminhos para chegar ao arquivo.

1. O emitente envia (é obrigação dele)

Pela cláusula sétima, § 7º, do ajuste:

O ajuste não fixa o canal. Na prática, o mais comum é o envio automático por e-mail no momento da autorização, com o XML em anexo, ou um link para download. Peça ao fornecedor que mande para um endereço exclusivo de notas (por exemplo, xml@suaempresa), e não para a pessoa que fez o pedido.

O arquivo certo é o XML de distribuição, que junta a nota assinada e o protocolo de autorização. Um XML sem protocolo não prova a autorização.

2. Distribuição de documentos fiscais eletrônicos (sem depender do fornecedor)

O fisco mantém um serviço de distribuição de DF-e no Ambiente Nacional. Ele permite que o interessado, identificado pelo certificado digital, baixe os documentos e eventos em que figura, como as NF-e emitidas contra o seu CNPJ. É um serviço técnico, usado por sistemas de gestão e emissores, e não uma tela do portal.

Como funciona, em linhas gerais:

1. O sistema consulta o serviço com o certificado da empresa e recebe, em sequência, os documentos novos.
2. Para cada NF-e, o retorno inicial costuma ser um resumo: emitente, chave, valor, data e situação.
3. Para receber o XML completo, o destinatário registra uma manifestação sobre a nota. Em regra, a ciência da emissão já basta.
4. O XML completo passa a vir na consulta seguinte, junto com os eventos da nota (cancelamento, carta de correção).

Os eventos de manifestação estão em manifestação do destinatário. Lembre que a ciência obriga a registrar depois um evento conclusivo, e que o silêncio vira confirmação em 90 dias.

Limites a conhecer:

• o serviço exige certificado digital do destinatário (ou de quem ele autorizou, conforme as regras do serviço);
• os documentos ficam disponíveis por período limitado, então não serve como arquivo de longo prazo;
• o detalhe técnico (forma de consulta, quantidade de documentos por resposta, regras de uso) está nas notas técnicas do serviço, no Portal Nacional da NF-e.

3. O grupo autXML: terceiros autorizados

O leiaute da NF-e tem o grupo autXML, em que o emitente informa o CNPJ ou o CPF de pessoas autorizadas a obter o XML. É o recurso usado para que o escritório de contabilidade do destinatário, ou outra empresa indicada por ele, também possa baixar a nota. Peça ao fornecedor que inclua o CNPJ do seu contador no cadastro do cliente, para que ele vá em todas as notas. A estrutura dos grupos está em estrutura do XML da NF-e.

4. Consulta pela chave de acesso

A cláusula décima quinta garante a consulta à NF-e no site da SEFAZ do emitente e no Portal Nacional, pela chave de acesso:

• a consulta fica disponível por no mínimo 180 dias (§ 1º);
• depois, pode ser substituída por informações parciais, mantidas pelo prazo decadencial (§ 2º);
• os dados completos são restritos a quem tem relação com a operação, identificado por certificado ou acesso identificado (§§ 5º e 6º).

A consulta serve para conferir se a nota existe e está autorizada, ver eventos e comparar dados. Não conte com ela como depósito de arquivos. A composição da chave está em chave de acesso da NF-e.

5. Pedir ao fornecedor (e registrar o pedido)

Quando nada disso resolve, peça formalmente. A obrigação do emitente é clara. Guarde o pedido e a resposta: se faltar um XML numa fiscalização, você mostra que tentou obtê-lo.

E nos outros documentos?

Monte uma rotina

1. Endereço de e-mail exclusivo para XML, informado a todos os fornecedores.
2. Consulta semanal à distribuição de DF-e, por um sistema com o certificado da empresa.
3. Ciência das notas reconhecidas, conferência e evento conclusivo dentro do prazo.
4. Conferência mensal: compras do mês contra XMLs recebidos.
5. Arquivo organizado por ano, mês e chave, com cópia fora do computador. Veja guarda do XML por 5 anos.

Sistemas de gestão podem automatizar boa parte disso. O FazNota, por exemplo, busca as NF-e, NFS-e e CT-e emitidas contra o CNPJ da empresa, com certificado A1, e permite registrar a manifestação da NF-e no mesmo lugar.

Exemplo

Exemplo fictício: uma loja de autopeças recebe a mercadoria de um distribuidor com o DANFE, mas o XML não chega por e-mail. No dia seguinte, o sistema da loja consulta a distribuição de DF-e com o certificado da empresa e encontra o resumo da nota. A loja registra a ciência da emissão, o XML completo chega na consulta seguinte, a entrada no estoque é feita pelo arquivo e, conferida a mercadoria, a loja registra a confirmação da operação.