Guarda do XML da nota fiscal: por que se fala em 5 anos, quem deve guardar e o que guardar
Publicado em · Atualizado em · Por Equipe PegaXML
Resumo
O Ajuste SINIEF 07/2005 obriga emitente e destinatário a manter o arquivo da NF-e pelo prazo previsto na legislação tributária, mesmo fora da empresa, e a apresentá-lo ao fisco quando pedido. Esse prazo vem do Código Tributário Nacional, que dá ao fisco 5 anos para constituir o crédito (arts. 150, § 4º, e 173) e manda conservar os documentos até a prescrição dos créditos (art. 195, parágrafo único). Na prática, guarde cada XML, com os eventos, por pelo menos 5 anos contados de 1º de janeiro do ano seguinte ao da emissão, e por mais tempo se houver fiscalização ou processo.
A obrigação: emitente e destinatário
O Ajuste SINIEF 07/2005, que rege a NF-e, trata da guarda na cláusula décima:
| Quem | Obrigação |
|---|---|
| Emitente | Manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo da legislação tributária, mesmo que fora da empresa, e apresentá-la ao fisco quando solicitado |
| Destinatário | A mesma obrigação, e ainda verificar a validade e a autenticidade da NF-e e a existência de autorização de uso (§ 1º) |
| Destinatário não credenciado a emitir NF-e | Pode manter o DANFE da operação no lugar do arquivo, apresentando-o ao fisco quando pedido (§ 2º) |
Para a NFC-e, a cláusula nona do Ajuste SINIEF 19/2016 tem regra parecida para o emitente e manda guardar, pelo mesmo prazo, o DANFE NFC-e que acompanhou mercadoria não entregue, com o motivo anotado.
O ponto que muita empresa esquece é o segundo: quem compra também guarda. Os XMLs de entrada sustentam o custo, o estoque e os créditos de imposto. Com a reforma, o crédito de IBS e CBS fica condicionado a documento fiscal eletrônico idôneo (LC 214/2025, art. 47).
De onde vêm os 5 anos
O ajuste não diz "5 anos". Ele remete ao "prazo estabelecido na legislação tributária". Esse prazo é construído pelo Código Tributário Nacional:
| Dispositivo | Regra |
|---|---|
| Art. 150, § 4º | Nos tributos lançados por homologação (como ICMS e IPI), o fisco tem 5 anos contados do fato gerador para homologar, salvo dolo, fraude ou simulação |
| Art. 173, I | O direito de constituir o crédito se extingue em 5 anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito |
| Art. 174 | Constituído o crédito, a ação de cobrança prescreve em 5 anos da constituição definitiva |
| Art. 195, parágrafo único | Livros e comprovantes devem ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários a que se referem |
Para o Simples Nacional, a LC 123/2006, art. 26, segue a mesma linha: os documentos que fundamentaram a apuração devem ser mantidos enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas as ações pertinentes.
A conta prática
O caminho conservador é contar pelo art. 173, I: 5 anos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao da emissão.
| Nota emitida em | Guardar no mínimo até |
|---|---|
| 15/03/2026 | 31/12/2031 |
| 20/12/2026 | 31/12/2031 |
| 05/01/2027 | 31/12/2032 |
Se o fisco lançar o tributo dentro desse prazo, começa a contar a prescrição do art. 174, e o art. 195 manda conservar os documentos até ela ocorrer. Fiscalização aberta, auto de infração, processo administrativo ou judicial e parcelamento estendem a guarda até o encerramento. Há ainda prazos de outras áreas (trabalhista, societária, previdenciária) que podem exigir mais tempo para certos documentos. Por isso muitos contadores preferem não apagar nada: armazenar XML custa pouco.
O que guardar
| Documento | O que guardar | Observação |
|---|---|---|
| NF-e emitida | XML com o protocolo de autorização | O XML sem protocolo não prova a autorização |
| Eventos da NF-e | XML de cancelamento, carta de correção, EPEC, manifestação | Junto com a nota a que se referem |
| Pedido de inutilização | XML do pedido homologado | Explica lacunas na numeração. Veja inutilização |
| NF-e recebida | XML com protocolo | Confira a autorização antes de lançar |
| NFC-e | XML de cada cupom e dos cancelamentos | Volume alto: não dependa de cópia manual |
| NFS-e | XML da nota | No padrão nacional, também fica no Ambiente de Dados Nacional, mas a guarda é sua |
| CT-e e MDF-e | XML com protocolo e eventos, inclusive encerramento | Vale para quem emite e para quem contrata o frete |
| Notas denegadas antigas | XML com o retorno de denegação | Explica o número sem nota válida. Veja rejeição e denegação |
| Arquivos do SPED | Arquivo transmitido e recibo | Não substituem os XMLs que deram origem a eles |
O XML precisa estar íntegro
O XML é assinado digitalmente. Qualquer alteração, até uma quebra de linha inserida por um editor de texto, invalida a assinatura. Guarde o arquivo exatamente como foi recebido ou gerado. Não abra e salve em editores, não converta para outro formato e não renomeie a extensão. O DANFE em PDF pode ser guardado junto, como conveniência, mas não substitui o arquivo. A assinatura está explicada em assinatura digital do XML.
Não conte com o portal
A cláusula décima quinta do Ajuste SINIEF 07/2005 garante a consulta da NF-e por no mínimo 180 dias. Depois disso, o fisco pode substituí-la por informações parciais (número, data, partes, valor, situação), mantidas pelo prazo decadencial. A NFC-e tem regra equivalente na cláusula décima sétima do Ajuste SINIEF 19/2016. O portal confirma que a nota existiu, mas não devolve o arquivo completo indefinidamente. Os serviços de distribuição também guardam os documentos por tempo limitado. Veja como o destinatário obtém o XML.
Como organizar
- Separe entradas e saídas.
- Organize por ano e mês de emissão, que é como contador e fisco pedem.
- Nomeie pelo número da chave de acesso (44 dígitos): é único e evita duplicidade. Veja chave de acesso.
- Guarde os eventos junto com a nota.
- Mantenha duas cópias em lugares diferentes, por exemplo nuvem e um segundo armazenamento. Perda de arquivo não exime da obrigação.
- Confira todo mês a quantidade de XMLs contra a numeração emitida e contra as compras.
- Defina quem é o responsável na empresa e no escritório de contabilidade.
Exemplo
Exemplo fictício: em 2031, uma indústria recebe uma intimação sobre créditos de ICMS de compras de 2026. Ela localiza na pasta "Entradas/2026/04" os 312 XMLs do mês, nomeados pela chave, com os eventos de manifestação. Duas notas tinham carta de correção, e os XMLs dos eventos estão ao lado. Sem esses arquivos, a indústria dependeria dos fornecedores, alguns já encerrados, ou de uma consulta que, cinco anos depois, mostra só informações parciais.
Erros comuns
- Guardar só o PDF sendo emitente de NF-e.
- Deixar os XMLs espalhados em caixas de e-mail de funcionários.
- Apagar arquivos ao trocar de sistema.
- Esquecer os XMLs de entrada.
- Abrir e salvar o XML num editor, quebrando a assinatura.
Perguntas frequentes
Por quanto tempo devo guardar o XML da NF-e?
Pelo prazo da legislação tributária, que na prática é de pelo menos 5 anos contados de 1º de janeiro do ano seguinte ao da emissão. Se a operação estiver em fiscalização, processo ou parcelamento, guarde até o assunto ser encerrado.
Quem compra também precisa guardar o XML?
Sim. A cláusula décima, § 1º, do Ajuste SINIEF 07/2005 estende a obrigação ao destinatário. Se ele não for credenciado a emitir NF-e, pode guardar o DANFE no lugar do XML (§ 2º).
Posso guardar só o PDF do DANFE?
Só o destinatário não credenciado a emitir NF-e. Para quem emite NF-e, o documento fiscal é o XML, e o PDF não o substitui.
O portal da SEFAZ não guarda as notas por mim?
Não de forma completa. A consulta completa pela chave fica disponível por no mínimo 180 dias; depois, o fisco pode mostrar só informações parciais (cláusula décima quinta do Ajuste SINIEF 07/2005). A guarda do arquivo é responsabilidade de cada empresa.
Preciso guardar o XML de nota cancelada?
Sim. Guarde a nota e o XML do evento de cancelamento: é a prova de que aquela venda não entrou no faturamento. O mesmo vale para cartas de correção e pedidos de inutilização.