ECD, a Escrituração Contábil Digital: quem é obrigado, quais livros entram, prazo de junho e assinatura

Resposta direta

A ECD, Escrituração Contábil Digital, é a contabilidade da empresa em formato de arquivo: os livros Diário e Razão, os balancetes e os balanços, assinados com certificado digital e transmitidos ao SPED. Também é chamada de SPED Contábil.

Entrega quem é obrigado a manter contabilidade pela legislação comercial. O Simples Nacional e o Lucro Presumido que usa só o livro caixa ficam de fora, com exceções. O prazo é o último dia útil de junho do ano seguinte. A norma é a IN RFB 2.003/2021.

O que é a ECD, na prática

O art. 2º da IN 2.003 define a ECD como a versão digital de:

1. Livro Diário e seus auxiliares;
2. Livro Razão e seus auxiliares;
3. Balancetes diários e balanços, e as fichas de lançamento que comprovam o que foi escriturado neles.

Antes, esses livros eram impressos, encadernados e levados à Junta Comercial. Hoje o arquivo é gerado pelo sistema contábil, validado e assinado no Programa Gerador da Escrituração (PGE) e transmitido ao SPED (art. 4º). O recibo de entrega do SPED já vale como autenticação dos livros das empresas sujeitas ao Registro do Comércio (art. 6º). Não precisa de outra autenticação.

A ECD é anual, mas é construída mês a mês. Quem faz um bom fechamento contábil mensal chega em junho só com conferências.

Quem é obrigado

O art. 3º obriga as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas e as imunes e isentas, obrigadas a manter escrituração contábil pela legislação comercial. Na prática:

Entregam ECD em livro próprio (§ 5º): as Sociedades em Conta de Participação obrigadas, as empresas que mantêm no exterior recursos de exportação e as Empresas Simples de Crédito.

A empresa de construção civil dispensada da EFD ICMS/IPI pelo estado entrega o livro Registro de Inventário dentro da ECD, como auxiliar (§ 4º).

A armadilha do Lucro Presumido

O Presumido pode usar só o livro caixa para fins fiscais. Mas, pelo § 3º do art. 3º, a dispensa da ECD não vale para quem distribui lucros ou dividendos sem IRRF em valor maior que a base de cálculo do imposto, diminuída dos tributos devidos.

Exemplo simples: um prestador de serviços no Presumido fatura R$ 1.000.000,00 no ano. A base presumida do IRPJ é 32%, ou R$ 320.000,00. Se os sócios querem receber R$ 600.000,00 de lucro isento, é preciso demonstrar esse lucro na contabilidade. Sem ECD, o valor acima da presunção, já descontados os tributos, fica sem suporte.

Desde 2026, a distribuição de lucros também tem regra nova de retenção para valores altos pagos a pessoa física. Veja distribuição de lucros em 2026.

Facultativa

Quem não é obrigado pode entregar a ECD por vontade própria, inclusive para cumprir o art. 1.179 do Código Civil (art. 3º, § 6º). Nesse caso, não há multa por atraso ou erro, porque a empresa não é obrigada (art. 11, parágrafo único).

Prazo de entrega

O prazo termina às 23h59min59s, horário de Brasília (§ 1º). Como a regra já fala em último dia útil, não existe antecipação ou prorrogação para calcular.

Datas práticas: a ECD do ano-calendário de 2026 vence em 30/06/2027, uma quarta-feira.

Desde 2023, o prazo de junho é o prazo normal, e não uma prorrogação. A IN 2.142/2023 mudou o texto do art. 5º, que antes falava em maio.

A incorporadora não precisa entregar ECD de evento quando ela e a incorporada estavam sob o mesmo controle desde o ano anterior (§ 4º).

Assinatura e certificado

Os livros precisam ser assinados digitalmente com certificado ICP-Brasil (art. 2º, parágrafo único). O arquivo leva a assinatura do profissional da contabilidade responsável e a do representante da empresa. Confira a validade dos certificados antes de junho: certificado vencido é causa frequente de atraso. Veja certificado digital.

Substituição da ECD

ECD autenticada não se "retifica" livremente. O art. 8º só permite substituir quando o erro não pode ser corrigido por lançamento contábil extemporâneo, nos termos dos itens 31 a 36 da ITG 2000 (R1) do Conselho Federal de Contabilidade.

Na substituição:

• a autenticação anterior é cancelada;
• a ECD substituta leva o Termo de Verificação para Fins de Substituição, com a identificação da escrituração substituída, a descrição dos erros e os registros afetados;
• o termo é assinado pelo contador e, se houver, pelo auditor independente;
• o prazo vai até o fim do prazo de entrega da ECD do ano-calendário seguinte (§ 4º).

Se a ECD substituta mudar contas ou saldos usados na ECF, a ECF também precisa ser retificada (IN 2.004/2021, art. 8º).

Multas

Quem não entrega no prazo, ou entrega com erro ou omissão, fica sujeito às multas do art. 12 da Lei 8.218/1991, sem prejuízo de outras sanções, inclusive aos responsáveis legais (art. 11). As multas não se aplicam a quem entrega a ECD de forma facultativa.

Como a ECD conversa com as outras obrigações

• ECF: o arquivo da ECF recupera o plano de contas e os saldos da ECD do mesmo período (IN 2.004, art. 2º, I). Por isso, a ECD vem antes: junho para a ECD, julho para a ECF.
• Livro Razão: a ECD supre a obrigação de escriturar o Razão (art. 9º, II).
• Balancetes de suspensão e redução: quem paga IRPJ por estimativa no Lucro Real não precisa transcrever esses balancetes no Diário em papel (art. 9º, III).
• Fisco: os órgãos com acesso ao SPED veem a ECD no ambiente nacional, com regras de sigilo e registro de cada acesso (art. 10).

Checklist de fim de ano para a ECD

1. Concilie bancos, clientes, fornecedores e estoques até 31/12.
2. Confira se a distribuição de lucros do ano tem suporte contábil.
3. Faça o balanço e as demonstrações e confira com o balancete de dezembro.
4. Valide o arquivo no PGE com antecedência e corrija as advertências.
5. Verifique os certificados de quem assina.
6. Transmita, guarde o recibo e só depois comece a ECF.

A escolha entre Presumido e Real muda a necessidade da ECD e o tamanho da contabilidade. A comparação está em Lucro Presumido e Lucro Real.