ECF, a Escrituração Contábil Fiscal: quem entrega, o que muda no Real, no Presumido e no Arbitrado, e o prazo de julho

Resposta direta

A ECF, Escrituração Contábil Fiscal, é a declaração anual do IRPJ e da CSLL. Ela mostra como a empresa chegou à base de cálculo e ao imposto devido no ano, seja pelo Lucro Real, pelo Presumido ou pelo Arbitrado.

Entregam todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas, exceto as do Simples Nacional, os órgãos públicos e as inativas. O prazo é o último dia útil de julho do ano seguinte. A norma é a IN RFB 2.004/2021.

Para que serve a ECF

Antes de 2014, a empresa entregava a DIPJ e escriturava o Lalur em papel. A ECF substituiu as duas coisas (art. 5º). Hoje ela concentra:

• a recuperação do plano de contas e dos saldos da ECD, para quem é obrigado a ela;
• a ligação de cada conta da empresa ao plano de contas referencial da Receita;
• no Lucro Real, o e-Lalur e o e-Lacs, com as adições, exclusões e compensações do lucro líquido;
• o controle de valores que afetam anos seguintes, como prejuízo fiscal e base negativa da CSLL;
• no Presumido com livro caixa e receita acima de R$ 1,2 milhão, o Demonstrativo do Livro Caixa;
• informações econômicas e fiscais que antes iam em outras declarações (art. 5º, parágrafo único).

Para quem apura pelo Lucro Real, a ECF é o Livro de Apuração do Lucro Real (art. 1º, § 2º).

Quem entrega, por regime

A ECF é entregue de forma centralizada pela matriz (art. 1º, caput).

Inativa é inativa mesmo

A dispensa da inativa só vale para quem não teve nenhuma atividade no ano: operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação financeira. Uma conta remunerada com rendimento já tira a empresa dessa condição.

Prazo de entrega

O prazo termina às 23h59min59s, horário de Brasília (§ 4º). A regra já fala em último dia útil, então não há antecipação ou prorrogação a calcular.

Datas práticas:

• ECF do ano-calendário de 2026: até 30/07/2027 (sexta-feira; 31/07/2027 cai num sábado).
• Incorporação ocorrida em 10/08/2026: ECF de evento até o último dia útil de novembro de 2026, que é 30/11/2026.

A ordem importa: a ECD vence em junho e a ECF em julho, porque a ECF importa os saldos da ECD. Quem atrasa a ECD aperta a ECF.

A incorporadora não entrega ECF de evento quando ela e a incorporada estavam sob o mesmo controle desde o ano anterior (§ 3º).

Assinatura

A ECF é assinada com certificado digital ICP-Brasil (art. 3º, § 1º) e transmitida pelo programa disponível no portal do SPED. O leiaute, as regras de validação e as tabelas estão no Manual de Orientação do Leiaute da ECF, publicado pela Receita por Ato Declaratório Executivo (art. 4º).

Multas

O art. 6º separa as multas por regime:

• Lucro Real: multas do art. 8º-A do Decreto-Lei 1.598/1977. Se não houver lucro líquido no período, usa-se o último lucro líquido informado, atualizado pela Selic.
• Demais pessoas jurídicas: multas do art. 12 da Lei 8.218/1991.

Não deixe para a última semana. A ECF depende da ECD, do plano referencial e de conferências com o que foi declarado no ano.

Retificação

A ECF pode ser retificada sem autorização (art. 7º). A retificadora substitui a anterior por inteiro. Regras importantes:

• Não serve para mudar de regime. Não é possível trocar Presumido por Real, ou o contrário, por retificação. A única exceção é adotar o lucro arbitrado nos casos da lei (§ 2º).
• Parte B do e-Lalur. Se a retificadora mudar saldos de prejuízo fiscal ou base negativa, as ECF dos anos seguintes também precisam ser ajustadas (§ 3º).
• ECD substituta. Se a ECD for substituída e mudar saldos recuperados, a ECF tem de ser retificada (art. 8º).
• Lançamento extemporâneo. Lançamento em ECD que mude a base de ano anterior exige ECF retificadora do ano a que se refere (art. 9º).
• Declaração de débitos. Se a retificadora mudar o IRPJ ou a CSLL declarados, a declaração de débitos também precisa ser retificada (art. 10). Desde 2025, essa declaração é a DCTFWeb, pelo Módulo de Inclusão de Tributos.

A retificadora não produz efeito para reduzir valores já enviados à dívida ativa, examinados em fiscalização ou parcelados, nem para alterar tributo sob procedimento fiscal já iniciado (art. 7º, § 4º).

ECF e DCTFWeb: anual x mensal

A ECF é anual e mostra a apuração completa. Mas o IRPJ e a CSLL apurados no ano já foram declarados e pagos ao longo dos meses ou trimestres, na DCTFWeb, com DARF. Na revisão anual, os valores da ECF precisam bater com o que foi confessado na DCTFWeb e pago. Diferença sem explicação vira malha.

ECF e a reforma tributária

A reforma do consumo substitui PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI. O IRPJ e a CSLL continuam, e com eles a ECF. O que muda para quem prepara a ECF é o ambiente: a partir de 2027, a CBS entra no lugar do PIS e da Cofins nas receitas e custos, o que afeta a contabilidade e, por consequência, os saldos que a ECF recupera.

Roteiro de preparação

1. Feche a ECD do ano e transmita até junho.
2. Revise o mapeamento das contas para o plano referencial.
3. No Real, confira adições, exclusões e o saldo de prejuízo fiscal na parte B.
4. No Presumido, confira as receitas por atividade e os percentuais de presunção usados em cada trimestre.
5. Compare IRPJ e CSLL da ECF com o que foi declarado na DCTFWeb e pago.
6. Assine com certificado válido e transmita antes de 30/07.

A escolha de regime, que define o tipo de ECF, está explicada em Lucro Presumido e Lucro Real e em Simples Nacional ou Lucro Presumido.