MEI e nota fiscal para empresa: quando é obrigatória, como emitir e quais retenções não se aplicam

Resposta direta

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal quando o cliente é empresa (CNPJ) e é dispensado quando o cliente é consumidor final pessoa física (Res. CGSN 140/2018, art. 106, II). Se a pessoa física pedir a nota, emita: a dispensa é do MEI, não um direito de negar o documento.

• Serviço: NFS-e de padrão nacional, no Emissor Nacional, desde 01/09/2023, com conta gov.br e sem certificado digital (art. 106-A, incluído pela Res. CGSN 169/2022).
• Produto: NF-e (modelo 55) ou a nota avulsa que a Sefaz do seu estado oferecer.

Sobre a nota do MEI, o cliente empresa não retém ISS, IR nem PIS, Cofins e CSLL.

Quando a nota é obrigatória e quando é dispensada

Base: Res. CGSN 140, art. 106, II, alíneas "a" e "b". Para a NFS-e nacional, a emissão a consumidor pessoa física é facultativa (art. 106-A, § 2º).

Mesmo quando a nota é dispensada, a venda entra na receita bruta e conta para o limite de faturamento do MEI. E a simplificação do cadastro estadual ou municipal do MEI não dispensa os documentos fiscais exigidos; também é proibido cobrar do MEI pela autorização de emissão, inclusive da nota avulsa (art. 107).

Serviço: a NFS-e de padrão nacional

Para as operações fora do campo do ICMS, o MEI usa a NFS-e de padrão nacional, emitida por sistema disponível no Portal do Simples Nacional, em três versões (art. 106-A):

1. emissor web;
2. aplicativo para celular;
3. API, para integração com sistemas.

Características da nota (art. 106-A, § 3º):

• validade em todo o território nacional;
• sem certificado digital para entrar no sistema e para assinar a nota;
• suficiente para fundamentar e constituir o crédito tributário.

Quem emitiu a NFS-e nacional fica dispensado de emitir outro documento municipal de ISS para a mesma prestação (art. 106, § 1º, IV), e o MEI também é dispensado da declaração eletrônica de serviços do município (art. 106, § 1º, II).

Passo a passo da primeira nota

1. Entre no Emissor Nacional pelo portal da NFS-e com a conta gov.br (nível prata ou ouro).
2. Confira os dados do CNPJ e do município.
3. Cadastre o cliente pelo CNPJ.
4. Escolha o código de tributação nacional que corresponde ao serviço prestado e escreva uma descrição clara do que foi feito.
5. Informe o valor. O ISS do MEI já está no DAS, por isso a nota não gera guia de ISS.
6. Emita, baixe o PDF (DANFSe) e o XML e envie ao cliente.

A nota fica registrada no Ambiente de Dados Nacional. Esse registro também é usado pelo fisco para cruzar o que foi emitido com o que o MEI declara na DASN-SIMEI.

Produto: NF-e e a regra do estado

A NFS-e não pode ser usada para operação sujeita apenas ao ICMS (art. 106-A, § 1º). Para vender mercadoria a uma empresa, o MEI precisa de documento do ICMS, e aqui a regra muda de estado para estado:

• a Res. CGSN 140 dispensa o MEI de documento fiscal eletrônico nas operações com ICMS, exceto se o estado exigir e oferecer sistema gratuito de emissão (art. 106, § 1º, III);
• muitos estados oferecem nota avulsa ou emissor próprio para o MEI; confira no site da Sefaz do seu estado;
• se o destinatário empresa emitir nota fiscal de entrada, o MEI fica dispensado de emitir (art. 106, II, "a", 2).

Quem prefere emitir NF-e pelo próprio sistema precisa, em regra, de inscrição estadual e de certificado digital ICP-Brasil (e-CNPJ), porque a NF-e é assinada digitalmente. A dispensa de certificado do art. 110 vale para as obrigações com a Receita e o FGTS, não muda a forma técnica de assinar a NF-e. Na NF-e, o regime tributário do MEI é informado com o CRT 4.

Retenções: o que o cliente não deve reter

A exceção que pesa para o cliente

Quando uma empresa contrata MEI para hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria ou manutenção e reparo de veículos, ela passa a recolher a contribuição previdenciária patronal sobre o valor do serviço, como se tivesse contratado um contribuinte individual, e a cumprir as obrigações acessórias dessa contratação (art. 113). Não é retenção sobre o MEI: o custo é do contratante, que deve prever isso no orçamento.

E o crédito do cliente?

Em 2026, o crédito que a empresa cliente consegue aproveitar na compra de um MEI depende do regime dela e das regras de PIS, Cofins e ICMS aplicáveis, e o MEI não destaca impostos na nota. Para o comprador, a principal função da nota do MEI hoje é comprovar a despesa.

A partir de 2027, com IBS e CBS, a LC 123 passa a garantir à empresa não optante crédito de IBS e CBS equivalente ao valor cobrado no regime único do Simples (art. 23, com a redação dada pela LC 214/2025 e pela LC 227/2026). Como o MEI recolhe valores fixos muito baixos e a NT 2026.005 diz que o MEI não informa o grupo de IBS e CBS na NF-e, o crédito tende a ser pequeno e sua forma de cálculo ainda depende de regulamentação. Converse com o contador do cliente antes de prometer crédito.

Erros que mais geram problema

• Emitir NFS-e para venda de produto. Use o documento do ICMS.
• Código de serviço errado. O código de tributação nacional precisa corresponder ao serviço e à ocupação do CNPJ.
• Atividade que não está no CNPJ. Se o serviço não corresponde a nenhuma ocupação cadastrada, corrija o cadastro antes. Veja ocupações permitidas ao MEI.
• Reter ISS ou IR sobre a nota. O cliente que retém por engano cobra de você um imposto que já está no DAS.
• Atender um único cliente com horário e subordinação. Pode configurar vínculo de emprego, com exclusão do Simples (art. 114).

Emitir por sistema próprio

O Emissor Nacional resolve a obrigação do MEI. Quem emite muitas notas, vende produto e serviço ou quer o histórico organizado para o contador pode usar um emissor integrado. O FazNota, da mesma empresa que mantém este portal, emite NFS-e no padrão nacional e NF-e, guarda os XML e gera relatório de faturamento.

O que pode mudar em 2027

A Res. CGSN 190/2026 revoga, a partir de 01/01/2027, os dispositivos atuais do art. 106 que tratam da dispensa e da obrigação de emissão, para reescrever as regras do MEI na reforma. Há notícias de que a dispensa para pessoa física pode mudar e de que o governo pretende mantê-la. Hoje, o certo é: o MEI é dispensado de emitir nota para pessoa física, salvo pedido do cliente; acompanhe a regulamentação do CGSN para 2027. O Decreto 13.140/2026 também prevê que a DASN-SIMEI possa servir como documento fiscal ao consumidor final, mediante deliberação prevista na LC 123. Detalhes em MEI na reforma tributária e no verbete NFS-e.