Rejeição e denegação da NF-e: a diferença, o fim da denegação em 2024 e o que vale hoje

Os resultados possíveis de uma NF-e enviada

Quando o emitente transmite uma NF-e, a SEFAZ faz centenas de validações e devolve um resultado. Até meados de 2024, eram três os desfechos possíveis no Ajuste SINIEF 07/2005:

Hoje, para notas a partir de 01/08/2024, sobram dois: autorização ou rejeição. Entender a diferença ajuda a ler documentos antigos e a reagir ao retorno da SEFAZ.

Rejeição: o arquivo não passou

A rejeição acontece quando o arquivo falha numa regra de validação: schema, assinatura, totais, códigos, datas, cadastro. A SEFAZ devolve um código (cStat) e um motivo (xMotivo) e não registra a nota. Do ponto de vista fiscal, ela não existe.

Consequências:

• a nota pode ser corrigida e reenviada com o mesmo número;
• se o emissor avançou para outro número, o rejeitado vira lacuna, que pode exigir inutilização;
• não há o que cancelar.

Os códigos mais frequentes estão em rejeições mais comuns da NF-e.

Denegação: o que era

A denegação foi criada para situações em que o problema não estava no arquivo, e sim na situação cadastral de quem participava da operação: emitente ou destinatário com inscrição irregular perante o fisco.

Pela redação original da cláusula sétima do Ajuste SINIEF 07/2005:

• o arquivo da nota ficava arquivado na SEFAZ, com a identificação "Denegada a Autorização de Uso";
• a nota denegada não podia ser usada para acobertar a operação;
• era vedado sanar a irregularidade e pedir nova autorização com a mesma numeração (§ 4º, na redação original).

Na prática, o número ficava queimado. A empresa tinha de regularizar o cadastro e emitir outra nota, com outro número. No retorno da SEFAZ, a denegação aparecia com o status de uso denegado e um código que dizia a causa: irregularidade do emitente, do destinatário ou destinatário não habilitado na UF.

O que mudou em 01/08/2024

O inciso II da cláusula sétima, que tratava da denegação, foi revogado a partir de 01/08/2024. Na redação atual do ajuste, a irregularidade fiscal do emitente e a do destinatário passaram a ser hipóteses de rejeição, nas alíneas "g" e "h" do inciso I da mesma cláusula.

A adaptação técnica veio por nota técnica do Portal Nacional da NF-e (NT 2024.001), e a imprensa especializada registrou a entrada em produção em setembro de 2024. Estados também publicaram atos próprios para retirar a denegação das suas normas. Confira a versão da NT e a norma do seu estado se precisar da data exata em que o seu autorizador mudou.

O que isso muda para quem emite

Os códigos que antes indicavam a causa da denegação, como 301 (irregularidade fiscal do emitente) e 302 (irregularidade fiscal do destinatário), continuam aparecendo, agora como rejeição. A descrição exata pode variar entre versões do Manual de Orientação do Contribuinte.

Como tratar uma rejeição por irregularidade cadastral

1. Leia o código. 301 aponta para o emitente; 302, para o destinatário.
2. Se for o emitente: consulte a situação da inscrição estadual da empresa na SEFAZ. Pendências como inscrição suspensa ou baixada precisam ser resolvidas com o fisco, normalmente com o contador.
3. Se for o destinatário: confira o CNPJ e a inscrição estadual informados. Muitas vezes o cliente mudou de situação (inscrição baixada) ou o cadastro está errado. Consulte o cadastro de contribuintes do estado do cliente.
4. Se o cliente não tem mais inscrição válida, avalie com o contador se a venda pode seguir como não contribuinte. Isso muda campos da nota, como o indIEDest, e pode exigir o grupo do DIFAL em operação interestadual. Veja venda a não contribuinte e DIFAL.
5. Reenvie depois de resolvido.

Os campos de cadastro estão explicados em emitente e destinatário no XML.

E as notas denegadas antigas?

Notas denegadas antes de 01/08/2024 continuam com essa situação na base da SEFAZ. Para elas valem as regras da época:

• não podem ser canceladas, porque não houve uso autorizado;
• o número não volta;
• o XML com o retorno de denegação faz parte do arquivo fiscal da empresa e explica por que aquele número não tem nota válida.

Guarde esses arquivos pelo mesmo prazo das demais notas. Veja guarda do XML por 5 anos.

Rejeição, cancelamento e inutilização: não confunda

Exemplo

Exemplo fictício: em 2023, uma distribuidora emitiu a NF-e 8.040 para um cliente cuja inscrição estadual tinha sido suspensa. A nota foi denegada e o número 8.040 ficou registrado sem uso. A distribuidora emitiu outra nota, 8.041, depois que o cliente se regularizou.

Em 2026, a mesma distribuidora tenta emitir a NF-e 12.300 para outro cliente com inscrição suspensa. O retorno agora é uma rejeição 302, e nada fica registrado. Quando o cliente regulariza a inscrição, a distribuidora reenvia a nota com o mesmo número 12.300, desde que o emissor não tenha avançado a numeração, e ela é autorizada.