NF-e complementar: quando a nota precisa somar valor, quantidade ou imposto, e como montar o XML

O que é a NF-e complementar

Uma NF-e autorizada não pode ser editada. Quando ela saiu com menos do que deveria, seja valor, quantidade ou imposto, a forma de acertar é emitir outra NF-e que acrescente só a diferença. Essa é a nota complementar.

No XML, ela se distingue de uma nota comum por dois pontos:

O restante segue o leiaute normal descrito em estrutura do XML da NF-e. Os códigos de finalidade estão em grupo ide.

Quando ela é o instrumento certo

Na diferença de quantidade, a prática varia. Se a mercadoria extra ainda não saiu, uma nova nota normal costuma ser o caminho mais simples. Se ela já foi entregue junto com a carga, a regularização por complementar é a hipótese usual. Confirme com a SEFAZ do seu estado.

Quando não é

A carta de correção não serve para erro de valor porque o inciso I da cláusula décima quarta-A do Ajuste SINIEF 07/2005 veda corrigir as variáveis que determinam o imposto. Por isso valor faltante pede complementar.

Como montar o XML

1. finNFe = 2 e a chave da nota original em refNFe.
2. Mesmo destinatário da nota original.
3. Mesmo CFOP da operação original, em regra.
4. Itens com a diferença: só o valor, a quantidade ou o imposto que faltou.
5. Tributos da diferença com o mesmo CST ou CSOSN da nota original, salvo orientação diferente. Veja a tabela de CST do ICMS.
6. Motivo e memória de cálculo nas informações complementares, como "Complemento de preço da NF-e 1.234 conforme reajuste contratual de 5%". Veja informações adicionais da NF-e.
7. Pagamento: se a diferença será cobrada, o grupo de pagamento e a cobrança refletem só o valor complementar.

Quando a complementar é só de imposto, sem valor de mercadoria, o leiaute tem regras próprias para quantidade e valor do item. Confira o Manual de Orientação do Contribuinte vigente e o comportamento do seu emissor.

Tributos e prazos

O imposto destacado na complementar é recolhido no período de apuração correspondente, conforme a legislação. Se a complementar acerta um imposto que deveria ter sido pago antes, pode haver acréscimos legais. Para o comprador, a complementar é um documento a mais a escriturar: ela ajusta o custo e, quando for o caso, o crédito.

Com a reforma tributária, o leiaute da NF-e ganhou estrutura para documentos de débito e de crédito e referências próprias para ajustes de IBS e CBS (NT 2025.002). São instrumentos diferentes da complementar tradicional. Veja IBS e CBS no XML da NF-e.

Exemplos fictícios

Reajuste de preço. Uma distribuidora vende 100 unidades a R$ 10,00 (total R$ 1.000,00) com ICMS ilustrativo de 18% (R$ 180,00). O contrato previa R$ 11,00 a partir daquele mês. A complementar sai com a diferença de R$ 100,00 e ICMS de R$ 18,00 sobre essa diferença, referenciando a nota original. O cliente recebe a cobrança complementar de R$ 100,00.

ICMS-ST a menor. Uma indústria percebe, no fechamento, que calculou a ST de uma nota com margem desatualizada. A complementar traz só o valor de ICMS-ST que faltou, com o mesmo CFOP e o mesmo CST da nota original, e o motivo nas informações complementares.

Quantidade. Um atacadista carregou 52 caixas, mas a nota dizia 50. As 52 foram entregues. A complementar acrescenta 2 caixas, com o valor e os tributos correspondentes, conforme a regra do estado.

Complementar, devolução ou nova nota: como decidir

Diante de uma nota com valor errado, três perguntas resolvem a maior parte dos casos:

1. O erro é para mais ou para menos? Se faltou valor, quantidade ou imposto, a complementar é candidata. Se sobrou, ela não serve.
2. A nota ainda pode ser cancelada? Dentro do prazo e sem circulação da mercadoria, cancelar e emitir de novo deixa o histórico mais limpo do que uma complementar.
3. A diferença é da mesma operação? A complementar acerta a operação já documentada. Se a mercadoria a mais é um pedido novo, o caminho é uma nota normal.

O que o destinatário faz com a complementar

Quem recebe a complementar escritura a nota como um documento a mais da mesma compra. O custo do estoque e, quando cabível, o crédito de imposto são ajustados pela diferença. Por isso a complementar precisa chegar ao cliente com o XML e o motivo bem descrito: sem a referência à nota original, o departamento fiscal do cliente não sabe a que compra ela pertence. Os caminhos de envio estão em como o destinatário obtém o XML.

Erros comuns

• Repetir o valor total em vez de só a diferença.
• Esquecer a referência à nota original.
• Mudar o destinatário ou o CFOP sem motivo.
• Usar complementar para reduzir valor ou imposto.
• Não ajustar o financeiro: a diferença precisa ser cobrada ou registrada.
• Deixar de enviar o XML ao cliente, que precisa escriturar o complemento. Veja guarda do XML por 5 anos.