EFD ICMS/IPI, o SPED Fiscal: quem entrega, o que vai em cada bloco e como funciona o prazo

Resposta direta

A EFD ICMS/IPI, que quase todo mundo chama de SPED Fiscal, é um arquivo digital mensal. Nele vão todas as entradas, todas as saídas, o estoque e a conta do ICMS e do IPI do mês. Ele substitui os livros fiscais que antes eram escriturados à parte.

Quem entrega: os contribuintes do ICMS e do IPI. Quem não entrega, como regra: o MEI e as empresas do Simples Nacional. O prazo nacional é o dia 5 do mês seguinte, mas cada estado pode mudar essa data. Por isso, a data que vale é a do calendário da Sefaz do seu estado.

A norma de base é o Ajuste SINIEF 02/2009. O leiaute e as regras de preenchimento estão no Guia Prático da EFD ICMS/IPI, publicado no portal do SPED. A versão consultada neste artigo é a 3.2.3, atualizada em 06/05/2026.

Que livros a EFD substitui

O § 3º da cláusula primeira do ajuste lista os livros que passam a ser escriturados dentro do arquivo:

Na prática, o arquivo nasce das notas fiscais. Cada NF-e, NFC-e, CT-e e conta de energia, de entrada ou de saída, vira um registro. Se a nota está errada, a EFD sai errada.

Quem é obrigado e quem é dispensado

A cláusula terceira do ajuste diz que a EFD é obrigatória para todos os contribuintes do ICMS ou do IPI. Os estados podem dispensar setores ou contribuintes por protocolo. A dispensa mais importante está no Protocolo ICMS 03/2011.

Dois detalhes que costumam passar despercebidos:

• Sublimite. A empresa do Simples que passa de R$ 3,6 milhões de receita fica impedida de recolher ICMS pelo DAS e volta a ter a EFD como obrigação. Veja as regras em limite e sublimite do Simples.
• Construção civil. A empresa do setor dispensada da EFD pelo estado, mas obrigada ao livro de inventário, deve apresentá-lo na ECD como livro auxiliar (IN RFB 2.003/2021, art. 3º, § 4º).

Quem não é obrigado pode optar pela EFD, mas a opção é irretratável (cláusula terceira, § 2º).

Como o arquivo é organizado: os blocos

Pelo Guia Prático, todos os blocos são apresentados, na ordem. Bloco sem movimento vai só com a abertura e o encerramento.

O Bloco E é o coração da apuração. É ali que o débito das saídas encontra o crédito das entradas e que nasce o valor do ICMS a recolher.

Prazo de entrega: regra nacional e calendário estadual

A cláusula décima segunda do ajuste diz que o arquivo deve ser enviado até o quinto dia do mês seguinte ao encerramento do mês de apuração. O parágrafo único da mesma cláusula permite que cada estado altere esse prazo, e muitos alteram.

Consequências práticas:

• A data certa é a que a Sefaz do estado publica. Não use a do vizinho.
• Quem tem filiais em estados diferentes entrega um arquivo por estabelecimento, cada um com a data da sua UF.
• O ajuste nacional não tem regra para dia não útil. Se o dia cair num fim de semana ou feriado, antecipar ou prorrogar depende da norma estadual.

Dica de rotina: monte o seu calendário com a data de cada Sefaz e deixe dois dias de folga para validar no PVA (o programa validador) e assinar com certificado digital. Os prazos federais estão no calendário fiscal.

Retificação: até quando dá para corrigir

A cláusula décima terceira (redação do Ajuste SINIEF 11/2012) trata da retificação:

1. Até o prazo de entrega, a retificação é livre, sem autorização.
2. Até o último dia do terceiro mês seguinte ao da apuração, ainda sem autorização, salvo se o período estiver sob ação fiscal.
3. Depois disso, só com autorização do fisco, para erro de fato comprovado.

O arquivo retificador substitui o anterior por inteiro. Não existe arquivo complementar (§ 3º). Exemplo: a EFD de setembro de 2026 pode ser retificada sem autorização até 31/12/2026, observadas as condições do estado.

Bloco H: o inventário de fim de ano

O Bloco H informa o estoque físico. Pelo Guia Prático:

• O inventário de 31 de dezembro vai na EFD de fevereiro do ano seguinte. O exemplo do próprio guia: inventário de 31/12 apresentado na escrituração de fevereiro.
• O PVA mostra advertência se a EFD de fevereiro não tiver um registro H005 com data de 31/12 do ano anterior e motivo "01".
• Quem apresentou o inventário de 31/12 em dezembro ou em janeiro deve repetir a informação em fevereiro.
• Inventário com valor zero significa escriturar sem estoque. Não use zero para "não tenho a informação".
• O Bloco H pode servir também como Registro de Inventário para o Imposto de Renda, desde que inclua os bens exigidos só pela legislação do IR e o valor no campo próprio (VL_ITEM_IR do H010).

O inventário também é exigido em outras datas, como mudança de forma de tributação da mercadoria, baixa cadastral e por determinação do fisco. O campo MOT_INV registra o motivo.

A EFD ICMS/IPI na reforma tributária

A EFD ICMS/IPI não apura a CBS, o IBS nem o Imposto Seletivo. O Guia Prático (Capítulo I, Seção 10) orienta:

• os novos tributos entram no valor total do documento (campo VL_DOC do registro C100), exceto no exercício de 2026;
• eles não entram no valor da operação dos registros analíticos (campo VL_OPR do C190);
• documentos que tratam só dos novos tributos, sem ICMS ou IPI, não são escriturados no C100.

O ICMS continua existindo na transição e é extinto em 2033. O que acontecerá com a EFD ICMS/IPI depois disso ainda não foi definido em norma. Até lá, o arquivo segue obrigatório.

Erros que mais geram problema

• Cadastro de produto desatualizado. NCM, unidade e código diferentes entre a nota e o Bloco 0 geram rejeição ou divergência.
• Notas de entrada esquecidas. A EFD precisa das compras. Quem não baixa os XMLs dos fornecedores perde crédito e cria divergência com o que os fornecedores declararam.
• Inventário fora de fevereiro. É a advertência mais comum do PVA no início do ano.
• CFOP e CST incoerentes. O código de operação precisa conversar com a situação tributária. Veja CFOP e CST.
• Achar que o Simples nunca entrega. Quem estourou o sublimite volta a ter a obrigação.

Como a nota fiscal alimenta o arquivo

Quase tudo o que vai para a EFD sai dos documentos fiscais emitidos e recebidos. Por isso, o caminho mais curto para um SPED Fiscal sem erro é ter notas corretas, XMLs de compra guardados e cadastro de produtos limpo. Alguns emissores geram o arquivo direto desses dados. O FazNota, da mesma empresa que mantém este portal, gera o arquivo da EFD e um relatório para o contador a partir das notas e movimentações registradas. A validação no PVA, a assinatura e a conferência da apuração continuam com o contador.

Para entender a obrigação federal irmã, que trata de PIS e Cofins, veja a EFD-Contribuições.