Nota fiscal no e-commerce: qual documento emitir, quando, com que CFOP e como automatizar

A resposta direta

Na loja virtual que vende mercadoria, o documento usual é a NF-e, modelo 55. Ela é emitida pelo CNPJ da loja, autorizada pela Sefaz antes de a mercadoria sair, e o DANFE acompanha o pacote. A NFC-e só entra quando a legislação do seu estado admite, e sempre em operação dentro do estado. Serviço ou produto digital vendido online usa NFS-e, outro documento, com outras regras.

Qual documento a loja virtual emite

Por que a NFC-e é exceção no e-commerce

A NFC-e (modelo 65) foi desenhada para o varejo com consumidor final, em operação interna. O leiaute tem até um código próprio para a entrega a domicílio (indPres = 4). Mas cada estado decide se aceita a NFC-e em venda não presencial e em que condições. Para venda a outro estado, a empresa ou com destaque de ICMS para o cliente creditar, a NFC-e não serve. Na dúvida, use a NF-e: ela vale para todos os casos.

Quando emitir

Duas regras do Ajuste SINIEF 07/2005 definem o momento:

• a NF-e só vale como documento fiscal depois de autorizada (cláusula quarta);
• o DANFE só pode acompanhar o transporte depois da autorização de uso (cláusula nona, § 1º).

Ou seja: a nota precisa existir antes do despacho. Entre a compra e a saída, o gatilho mais seguro é o pagamento aprovado e liberado pelo antifraude. Emitir no instante do pedido gera notas para boletos não pagos e para fraudes, que depois precisam ser canceladas.

Os campos que mudam numa venda online

Além de produto, valor e cliente, a NF-e de e-commerce traz indicadores que a Sefaz confere:

Se esses campos não conversam entre si, a nota volta com rejeição. O caso clássico é usar CFOP interno (série 5) com idDest = 2.

CFOP: os códigos mais usados na loja virtual

Os códigos abaixo são da tabela oficial de CFOP. Valem para a revenda de mercadoria comprada de terceiros.

Mercadoria sujeita a substituição tributária usa outros códigos (série 5.4xx e 6.4xx). E a devolução tem CFOP próprio, explicado em devolução e reembolso no e-commerce.

Exemplo com valores fictícios

Uma loja de Curitiba vende uma luminária de R$ 250, com R$ 30 de frete, para um consumidor de Salvador.

• CFOP 6.108, idDest = 2, indFinal = 1, indIEDest = 9, indPres = 2.
• Valor da nota: R$ 280 (produto + frete cobrado do cliente).
• Por ser venda a consumidor final não contribuinte de outro estado, entra no cálculo o ICMS devido à Bahia pela diferença de alíquota. O cálculo está em DIFAL no e-commerce.

DANFE na caixa

O DANFE é a representação impressa da NF-e e acompanha o trânsito da mercadoria. No e-commerce, é comum usar o DANFE Simplificado – Etiqueta, de tamanho menor que o A4, que o Ajuste SINIEF 07/2005 admite (cláusula nona, § 15, com a redação do Ajuste SINIEF 14/2026). Ele pode até omitir o valor total da nota (§ 15-A), o que ajuda quando o pacote é presente.

Transportadoras e Correios podem pedir a chave de acesso ou o DANFE na postagem. Combine com a sua logística qual formato será impresso.

Emissão automática: como funciona

Lojas com volume não emitem nota à mão. O fluxo de automação, por integração pronta ou por API, costuma ser este:

1. o cliente fecha o pedido;
2. o pagamento é aprovado;
3. a loja envia o pedido ao emissor;
4. o emissor cruza o pedido com o cadastro fiscal de cada produto (NCM, CFOP, origem, tributação) e com o destino;
5. a nota é assinada com o certificado digital e autorizada pela Sefaz;
6. chave, XML e DANFE voltam vinculados ao pedido, e o cliente recebe a nota por e-mail;
7. o pedido vai para a expedição.

Automação repete o que foi configurado. Cadastro errado vira erro em escala. Antes de ligar, revise com o contador:

• NCM de cada produto e a origem (nacional ou importado, que muda a alíquota interestadual);
• CFOP interno e interestadual de cada operação;
• CST ou CSOSN conforme o regime;
• regras de frete, desconto, kits e brindes;
• o gatilho: pagamento aprovado é o mais usado.

Cancelamento: quando a venda é desfeita antes da saída

Pela cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF 07/2005, a NF-e pode ser cancelada em prazo não superior a 24 horas da autorização, desde que a mercadoria não tenha circulado. Alguns estados adotam regras próprias para cancelamento fora do prazo. Depois que a mercadoria saiu, a nota não é cancelada: a volta do produto é documentada como devolução.

A carta de correção eletrônica serve para erros que não mudam o imposto. Ela não altera valores, quantidades, destinatário ou data de saída.

O que a reforma tributária muda na nota da loja

• Regime regular: desde 03/08/2026, a NF-e e a NFC-e devem trazer o grupo de IBS e CBS, com CST e cClassTrib por item. Em produção, a Sefaz ainda não rejeita a nota sem o grupo, mas a obrigação de preencher continua.
• Simples Nacional: a obrigação de emitir com IBS e CBS começa em 01/01/2027 (Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026). Não existe data oficial de rejeição para o Simples na NF-e.
• Novo DANFE: a NT 2026.010 trouxe um leiaute com IBS, CBS e Imposto Seletivo por item, com produção prevista para 01/12/2026.
• Destino: com o IBS, o endereço de entrega passa a definir o ente que recebe o tributo. Endereço incompleto vira problema fiscal.

O panorama está em e-commerce na reforma tributária.

Erros mais comuns

• Emitir a nota na criação do pedido.
• Produto sem NCM ou com NCM genérico.
• Mesmo CFOP para venda interna e interestadual.
• Cliente com CNPJ tratado como contribuinte sem ter inscrição estadual.
• Endereço incompleto: CEP, município e UF precisam bater com a tabela oficial.
• Certificado digital vencido, que trava todas as emissões.
• Ninguém conferindo, todo dia, os pedidos pagos sem nota.

Checklist de implantação

1. Certificado A1 válido e inscrição estadual ativa.
2. Cadastro de produtos revisado pelo contador.
3. Gatilho de emissão definido e testado.
4. Regras de frete, desconto, kits e envio parcial escritas.
5. Rotina diária de rejeições e de pedidos pagos sem nota.
6. Processo para cancelamento, devolução e chargeback.
7. Envio automático dos XMLs ao contador; veja como o contador recebe XML dos clientes.

O FazNota para e-commerce transforma cada venda aprovada em NF-e ou NFS-e pelas integrações com a loja, com os XMLs organizados para o contador.