NF-e modelo 55: o que é, base legal e como a autorização funciona

Definição curta

A Nota Fiscal Eletrônica, conhecida como NF-e e identificada pelo modelo 55, é o documento fiscal que registra operações com mercadorias: venda, transferência, devolução, remessa, importação, entre outras. Ela existe apenas em formato digital. O documento é um arquivo XML montado pelo emitente, assinado com certificado digital da cadeia ICP-Brasil e enviado à Secretaria da Fazenda do estado (a Sefaz) ou a um ambiente autorizador que atua em nome dela.

A nota só passa a valer quando a Sefaz devolve a Autorização de Uso, com número de protocolo. Antes disso, o arquivo é apenas uma proposta de nota.

Base legal e documentos técnicos

A NF-e tem três camadas de regra, e vale saber onde cada uma está:

O MOC e as notas técnicas ficam no Portal Nacional da NF-e. As notas técnicas mudam com frequência. Em 2026, por exemplo, a NT 2025.002-RTC, que trata do IBS e da CBS, chegou à versão 1.53, publicada em 30/10/2026. Por isso, ao ler qualquer explicação sobre um campo, confira a versão do leiaute vigente.

O ciclo de vida de uma NF-e

1. Montagem. O sistema emissor gera o XML com os dados da operação: identificação, emitente, destinatário, itens, impostos, totais, transporte, pagamento e informações adicionais.
2. Assinatura. O XML é assinado com o certificado digital do emitente. A assinatura garante autoria e integridade: qualquer alteração depois dela invalida o arquivo.
3. Transmissão. O arquivo segue para o web service do autorizador da UF do emitente.
4. Validação. O autorizador confere schema, assinatura, situação cadastral, regras de negócio e cálculos. Se algo falha, devolve uma rejeição com código e motivo.
5. Autorização. Se tudo estiver certo, devolve o protocolo de Autorização de Uso. O XML da nota somado ao protocolo forma o arquivo de distribuição.
6. Distribuição. O emitente deve enviar ou disponibilizar o XML e o protocolo ao destinatário logo após a autorização (Ajuste SINIEF 07/2005, cláusula sétima, § 7º). O tomador do frete também deve repassá-lo ao transportador antes do início da prestação.
7. Circulação. A mercadoria segue acompanhada do DANFE, salvo as exceções do ajuste.
8. Eventos. Depois de autorizada, a nota pode receber eventos: cancelamento, carta de correção, manifestação do destinatário, comprovante de entrega, entre outros.
9. Guarda. Emitente e destinatário guardam o XML pelo prazo da legislação tributária.

O que a Sefaz verifica antes de autorizar

Não existe uma lista curta, mas as validações se agrupam assim:

• Forma: o XML respeita o schema da versão vigente (tipos, tamanhos, campos obrigatórios).
• Assinatura: o certificado é válido, da cadeia ICP-Brasil, e pertence ao emitente (ou à mesma raiz de CNPJ).
• Cadastro: emitente credenciado, inscrição estadual ativa e situação regular. Desde 01/08/2024, as irregularidades cadastrais do emitente e do destinatário passaram a ser hipóteses de rejeição no Ajuste SINIEF 07/2005, e não mais de denegação. Veja rejeição e denegação.
• Regras de negócio: CFOP compatível com a operação, NCM existente, totais que batem com a soma dos itens, datas coerentes, grupos obrigatórios presentes.
• Unicidade: a mesma combinação de emitente, modelo, série e número não pode ser autorizada duas vezes.

As rejeições mais frequentes estão explicadas em rejeições mais comuns da NF-e.

Identificação única: a chave de acesso

Cada NF-e tem uma chave de acesso de 44 dígitos, formada por UF, ano e mês, CNPJ do emitente, modelo, série, número, tipo de emissão, código numérico e dígito verificador. É por ela que a nota é consultada no portal, localizada em sistemas e referenciada em outros documentos, como CT-e, MDF-e e notas de devolução. A composição posição a posição está em chave de acesso da NF-e.

Ambientes: produção e homologação

O autorizador mantém dois ambientes. O de produção gera notas com valor fiscal. O de homologação serve para testes e não tem valor fiscal. O campo tpAmb indica o ambiente. Em homologação, o leiaute exige um texto fixo no nome do destinatário avisando que a nota não tem valor fiscal. Nota de teste enviada em produção por engano é nota real e precisa ser cancelada.

NF-e, DANFE e XML: três coisas diferentes

• NF-e: o documento fiscal em si, ou seja, o XML assinado e autorizado.
• XML de distribuição: o arquivo da nota acompanhado do protocolo de autorização. É ele que o destinatário deve receber e guardar.
• DANFE: o Documento Auxiliar da NF-e, impresso ou em PDF, que acompanha o trânsito e traz a chave de acesso e o código de barras. Não substitui o XML para quem é credenciado a emitir NF-e. O Ajuste SINIEF 07/2005 permite que o destinatário não credenciado guarde o DANFE no lugar do arquivo. Veja DANFE.

Correções depois da autorização

Uma NF-e autorizada não se edita. O ajuste oferece caminhos formais:

A NF-e na reforma tributária

Desde 03/08/2026, a NF-e de contribuintes do regime regular deve trazer os campos de IBS e CBS (Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026). A rejeição automática por falta desse grupo, porém, está como "implementação futura" em produção, conforme a NT 2025.002. Para os optantes do Simples Nacional, a obrigatoriedade de emitir com IBS e CBS começa em 01/01/2027. A partir de 01/12/2026, quem é sujeito passivo de IBS e CBS sem ser contribuinte de ICMS também passa a emitir NF-e. O detalhamento dos campos está em IBS e CBS no XML da NF-e.

Para quem é útil entender a estrutura

Quem só emite poucas notas pode confiar no sistema emissor. Mas entender a lógica da NF-e ajuda em situações comuns:

• Analista fiscal: conferir CFOP, CST e bases antes da escrituração.
• Contador: auditar o XML de entrada que sustenta crédito de imposto.
• Comprador: verificar se a nota recebida está autorizada e se os dados batem com o pedido.
• Desenvolvedor: integrar loja virtual ou ERP ao emissor sem gerar rejeições em série.

Os próximos artigos desta seção percorrem o XML grupo a grupo, começando pela estrutura do XML da NF-e.